Visto que a quantidade de informações geradas no laboratório é muito grande, é necessário ter um bom controle de todos os registros por meio de uma gestão de dados eficiente. Com várias inovações tecnológicas no mercado que visam a otimização dos processos em todas as áreas, hoje é possível contar com softwares e suas funcionalidades que visam facilitar o trabalho.
Por meio da tecnologia da informação, é possível fazer a gestão de dados, agilizar o atendimento, reduzir a ocorrência de erros, entre outros fatores que podem influenciar diretamente na tomada de decisões e nos resultados do negócio.
Quer entender um pouco mais sobre a importância de uma boa gestão de dados no laboratório? Então continue a leitura!
O que é gestão de dados e como ela funciona?
Os dados são essenciais para o funcionamento da empresa, a implementação de ações e a elaboração de estratégias. Sendo assim, esse processo deve englobar várias etapas para assegurar a rastreabilidade da operação por completo, desde o cadastro do paciente até a entrega do resultado.
Os laboratórios devem ter acesso aos dados de forma ágil e segura, garantindo o perfeito funcionamento dos processos e a rastreabilidade de todo fluxo.
Por que é importante fazer esse tipo de gestão?
Essa atividade é importante para o laboratório por abranger a coleta, a validação, o arquivamento e a manutenção da segurança dos dados, de modo que eles sejam gerados e processados como informações úteis para a gestão como um todo.
Isso ajuda as tomadas de decisões acertadas para geração de melhores resultados, proporcionando o sucesso do serviço oferecido. Afinal, informações precisas permitem que a situação do laboratório seja vista de forma abrangente, possibilitando a elaboração de estratégias eficazes para redução de riscos.
Como um software pode colaborar para a gestão de dados?
A rotina do laboratório basicamente ocorre da seguinte maneira: o paciente chega na recepção, tem seus dados pessoais e outras informações cadastrados no LIS (Laboratory Information System), bem como o seu pedido médico. Ele segue para a coleta, onde o coletador já o aguarda com um tubo identificado por uma etiqueta gerada pelo LIS, contendo todas as informações pertinentes como, nome, código do paciente, código da amostra, setor para onde seguirá a amostra etc. A amostra identificada é enviada para o setor de triagem, que através da leitura do código de barras, saberá para onde encaminhar a mesma.
No setor técnico, os equipamentos de análises já estão programados para receber a amostra e já sabem o que fazer com ela, pois todas informações estão no código de barras. Ao se processar a amostra, os resultados são enviados automaticamente para o setor de liberação, onde são avaliados antes de serem entregues aos pacientes, ou são liberados automaticamente de acordo com as regras pré-configuradas.
Somente através da informatização, todos os inúmeros dados gerados, permanecem centralizados e podem ser facilmente acessados, rastreados e transformados em indicadores. Num mundo cada dia mais tecnológico é impensável uma rotina de qualidade sem uma gestão de dados eficiente.
Quais são as vantagens desse processo?
Um LIS pode contribuir de diversas formas. Entenda as principais vantagens!
Rastreabilidade das informações
Para que sejam úteis para o laboratório, os dados devem ser exatos e relevantes. Afinal, por meio deles é possível entender os pontos que precisam ser melhorados e analisar a situação do negócio. Eles também podem oferecer outras informações capazes de tornar os processos mais rápidos e eficientes.
Por meio de um software de gestão laboratorial é possível salvar os dados e cruzá-los. Ele também ajuda no monitoramento da sua produção, exibindo como estão os processamentos das amostras, através de painéis de gestão à vista, por exemplo, onde é possível verificar a cada instante, quantas amostras foram processadas, quantos resultados estão dentro do prazo, quantos estão atrasados e outros diversos indicadores.
Em todo negócio o armazenamento confiável das informações é crucial. Através de um software, é possível rastrear tudo o que acontece do início ao fim do processo, com a identificação de usuários, ações realizadas e registro de horários.
Otimização dos processos
O software automatiza os processos, desde o momento em que o cliente se cadastra na recepção, passando pela gestão de amostras, até a emissão do resultado. A informatização permite o crescimento do laboratório, sem o aumento do quadro de funcionários e sem a sobrecarga dos colaboradores existentes, pois otimiza todos os recursos.
Centralização das informações
Lidar com um fluxo alto de clientes é normal no dia a dia do laboratório. Com isso, centralizar os dados é uma tarefa importante para a organização das atividades.
Ao começar o atendimento, o ideal é que todas as informações sejam resgatadas de maneira rápida. Por meio de um bom sistema, o desempenho dessa atividade se torna mais ágil, já que o histórico e demais registros são concentrados em um único local.
Essa vantagem se torna mais importante ainda caso o laboratório possua várias unidades produtivas, onde é possível centralizar a base de dados. O seu paciente pode se registrar em uma unidade, fazer parte dos exames em uma segunda unidade e retirar os laudos na terceira unidade, por exemplo. E caso uma das unidades esteja dentro de um hospital, é possível ainda enviar os resultados para o sistema hospitalar.
Segurança e agilidade
É muito importante que o laboratório esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de manter a confiabilidade e a segurança das informações de todos os clientes, além do atendimento da legislação.
Sem contar que manter a agilidade no atendimento e na entrega dos resultados aumenta a satisfação do público, garantindo a qualidade do processo, a confiança na marca, uma melhor experiência e retorno dos clientes.
Integração dos dados
A integração entre sistemas nada mais é que uma facilidade que a tecnologia nos traz, onde dois ou mais sistemas “conversam” entre si, trocando diversos tipos de informações. Um sistema de gestão laboratorial viabiliza essa comunicação, simplificando a transmissão de tudo o que ocorre no negócio, o que proporciona decisões mais acertadas, além de mais eficiência e qualidade nos processos.
Os diversos sistemas dentro do laboratório como LIS, ERP, BI, interfaceamento e controle interno da qualidade, podem e devem estar integrados. Além disso, é possível fazer a integração com sistemas externos ao laboratório, como sistemas de prontuário eletrônico, sistemas de bancos de sangue, PACS, sistemas hospitalares, entre outros.
Aumento da produtividade
Uma gestão de dados efetiva trabalha em diferentes sentidos. Se todas as informações dos pacientes estiverem bem estruturadas e com fácil acesso, os colaboradores se tornam mais produtivos. Afinal, não perdem tempo buscando registros e informações, podendo se dedicar a tarefas que sejam estratégicas para o negócio.
Agora que você entende a importância da gestão de dados para gerar os resultados dos processos realizados no laboratório, conte com a ajuda da informatização. Afinal, por meio dela é possível otimizar todas as operações e impulsionar o crescimento do negócio. O primeiro passo é buscar um sistema de gestão laboratorial (LIS) e um sistema de interfaceamento e gestão da produção, que sejam eficientes e disponibilizem um bom serviço de suporte.
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