Não é novidade para ninguém que a boa organização é uma poderosa aliada de empresas sediadas em todos os segmentos do mercado, otimizando as atividades internas, centralizando informações e elevando o nível de produtividade de seus colaboradores. Por isso, preparamos este conteúdo mostrando como fazer uma boa gestão de processos em seu laboratório.
Trata-se de uma ação cada vez mais relevante, que pode ser feita de maneira mais eficiente com o uso de uma boa solução em tecnologia, reforçando todos os setores do negócio e promovendo um diferencial competitivo fundamental, sobretudo em áreas com grande concorrência, como na Medicina Diagnóstica. Continue a sua leitura e conheça mais sobre o assunto!
Afinal, o que é a gestão de processos laboratoriais?
De forma resumida, podemos definir a gestão de processos laboratoriais como um conjunto de medidas e ações voltadas ao gerenciamento estratégico das atividades inerentes ao funcionamento de um laboratório. Isso vale para todas as etapas da operação, desde o atendimento ao cliente até a liberação dos resultados.
Nas palavras de Lukas Christensen, Gerente de Projetos na Matrix: “Nesse processo estão envolvidas diversas áreas, tarefas e pessoas. Os processos são diferentes de acordo com o perfil do laboratório, por exemplo, um laboratório hospitalar tem um perfil de processos diferente de um laboratório ambulatorial, que também é diferente de um laboratório especializado em Biologia Molecular, e assim por diante. Mas para simplificar, podemos dividir os processos em 3 grandes categorias: as fases pré-analítica, analítica e pós-analítica, que são comuns a todos os serviços e cada laboratório deve considerar seus processos de acordo com a sua proposta”.
Qual é a importância de ter uma gestão de processos eficiente no laboratório?
Segundo Lukas, “ter uma gestão de processos eficiente pode trazer muitos benefícios, uma vez que os resultados dos exames laboratoriais são de fundamental importância nas decisões, no diagnóstico e na conduta médica. Logicamente, isso é algo que exige um rigoroso controle interno, o que permite exercer e evidenciar a qualidade e excelência aplicadas em todas as etapas do processo”.
Os ganhos em promover uma gestão eficiente dos processos vão além de atender exigências de órgãos certificadores de qualidade. Entre eles, podemos destacar:
- O planejamento, que concede ao gerente de laboratório uma visão ampla para tomada de decisões rápidas e qualificadas;
- A organização, onde é possível prever, identificar e isolar possíveis problemas antes que causem danos;
- O controle com registro das etapas e o tempo de execução, que permite ajustar melhor os processos em cada área, assim como o processo de aproveitamento de custos e desperdícios.
Quais são os principais processos em um laboratório?
Aprender a melhorar os processos pode eliminar uma série de problemas, identificando-os e corrigindo-os antecipadamente, reduzindo custos sem desperdício de recursos.
Conforme dito anteriormente, os processos de um laboratório de análises clínicas são divididos em três grandes categorias: Pré-analítico, Analítico e Pós-analítico. Lembrando que existem muitos processos em cada fase e todos são fundamentais, porém, não são obrigatórios e, cada especialidade ou tipo de laboratório vai compor seus processos de acordo com sua proposta de trabalho.
No que chamamos de Pré-analítico, podemos destacar o Call Center (Agendamento, Orientações, Orçamentos), Recepção (Atendimento, Registro de Informações, TAT), Coleta, Transporte, Rastreabilidade e Triagem (Distribuição).
Já no Analítico, temos o Controle da Qualidade, Análises manuais e automatizadas (Interface com instrumentos de automação) e Controle de produção (Pendências e prazos), enquanto no Pós-analítico temos a liberação de resultados. Fora do processo técnico, também há o Administrativo, que contém as áreas de Faturamento, Financeiro, Ocorrências e Análise de Dados (BigData e BI).
Dos processos citados acima, quais podem ser informatizados?
Lukas Christensen, reforça: “todos os processos citados podem receber algum grau de informatização, alguns em sua totalidade e outros com uso do sistema informatizado provendo suporte aos processos manuais. Os laboratórios são beneficiados em ter maior controle dos processos com a implementação de sistemas, trazendo padronização, indicadores da qualidade e rastreabilidade de todo o ciclo, reduzindo as chances de erros”.
Por que é essencial ter processos laboratoriais bem definidos antes de informatizá-los?
O trâmite de informatização dos processos demanda determinados cuidados para que o laboratório experimente todos os benefícios possíveis. É preciso ter um cuidado especial em treinamento, preparo e conscientização, pois a inserção de tecnologias também envolve a adaptação na realização de atividades e tarefas.
O gerente de projetos na Matrix reforça: “estabelecer processos antes de informatizá-los, é importante para que as atividades estejam claras e bem definidas e não se automatize processos desnecessários. O sistema informatizado facilita, agrega recursos e promove a qualidade, mas quando uma ação depende de um processo manual, a sua realização é necessária, com ou sem software envolvido. “
Quais setores são mais beneficiados com um sistema de gestão laboratorial?
Um bom sistema laboratorial pode beneficiar todas as áreas da empresa. No entanto, em linhas gerais, os setores que são mais beneficiados nesse contexto estão na fase pré-analítica, que é a etapa onde se concentram a maior parte dos problemas e erros na rotina laboratorial.
Com o avanço da tecnologia, o controle dos erros de automação dos processos e da informatização da fase analítica (aquela que se refere à etapa de execução do exame), foram bastante suprimidos.
Lukas Christensen afirma que: “toda a cadeia de processos no laboratório de análises é beneficiada com uma gestão de processos aliada a um sistema informatizado, que tenha funcionalidades para atender uma gama diferente de técnicas, normas, particularidades e novidades, que são constantes nesse segmento”.
Como costuma ser o engajamento dos colaboradores com os processos automatizados?
Processos automatizados tendem a elevar a produtividade dos funcionários de um laboratório. Segundo Lukas, “a maior parte dos colaboradores recebem muito bem a entrada de processos automatizados em sua rotina de trabalho e ficam orgulhosos em fazer parte da evolução da empresa. Um ponto crucial e muito importante, é que as lideranças apoiem a implantação dos processos, com um planejamento adequado para que todos recebam bons treinamentos, podendo vivenciar as experiências do novo processo, aumentando assim o engajamento de todos”.
Como é feita a implantação? Existem processos mais difíceis de serem informatizados?
Processos que envolvem ou dependem de etapas manuais, como os setores de microbiologia e biologia molecular, por exemplo, requerem um levantamento minucioso para estabelecer a relação com os recursos informatizados, a implantação nesses setores tem um nível médio de complexidade e é personalizada para atender os diferentes processos envolvidos, mas os ganhos são surpreendentes.
Para implantação de um sistema de gestão laboratorial é necessário montar um projeto para cada cliente. A implantação tem início com o levantamento dos processos atuais e as atividades envolvidas a partir daí são pensadas para aplicação das melhores soluções e que atendam cada processo. A Matrix, por exemplo, possui equipes de especialistas com conhecimento amplo, que apoiam o cliente na revisão e desenho dos processos, com isso todos os ciclos (fase pré-analítica, analítica e pós-analítica) são mapeados, e servirão como orientação para as etapas de implantação do projeto. O mapeamento de processos é muito importante para padronizar as atividades e identificar melhorias. Lukas complementa, “a Matrix conta com um escritório de projetos que aplica metodologias conceituadas com as melhores práticas em termos de processos, ferramentas e técnicas de gestão”.
As soluções da Matrix englobam todo laboratório?
A Matrix possui uma linha de softwares completa para a gestão dos processos laboratoriais. As soluções englobam uma série de produtos que atendem a uma diversidade imensa de processos na área diagnóstica, agregando padronização, automação, qualidade e confiabilidade, além de gestão eficiente de recursos, com um desenvolvimento contínuo.
Pronto! Agora você já sabe como fazer uma boa gestão de processos em seu laboratório! Contar com uma solução em tecnologia, é imprescindível para ter o máximo de sucesso nesse desafio! Avalie criteriosamente o seu fornecedor de sistemas na hora da escolha.
Gostou de aprender como fazer uma boa gestão de processos em seu laboratório? Quer contar com uma das melhores soluções do mercado para sua empresa? Então entre em contato com a gente! Estamos sempre prontos para ajudar da melhor forma!
