O armazenamento de material biológico em laboratórios de análises clínicas é uma etapa crítica que vai muito além de um simples procedimento de conservação. Trata-se de garantir que as amostras, desde o momento da coleta até a análise final, sejam mantidas em condições ideais para preservar sua integridade.
A eficácia dessa prática impacta diretamente na precisão dos resultados, influenciando diagnósticos e tratamentos médicos. Neste contexto, a adoção de boas práticas e o uso de tecnologias avançadas são essenciais para evitar a degradação e a contaminação.
Neste artigo, feito com a contribuição da Estelamaris Flor, prestadora de serviços e parceira da Matrix, exploraremos a importância do armazenamento ideal e como os softwares de gestão laboratorial podem otimizar a preservação e o controle das amostras, reduzindo custos e aumentando a credibilidade do laboratório. Continue a leitura!
O que são considerados materiais biológicos?
Segundo Estelamaris Flor, é considerado material biológico humano “todo tecido ou fluido constituinte do organismo humano, tais como excrementos, fluidos corporais, células, tecidos, órgãos e outros fluidos de origem humana ou isolados a partir desses”.
Ou seja, essas substâncias incluem:
- sangue;
- fluidos orgânicos potencialmente infectantes, como sêmen, secreção vaginal, líquor, líquido sinovial, líquido pleural, peritoneal, pericárdico e amniótico;
- fluidos orgânicos potencialmente não-infectantes, como suor, lágrima, fezes, urina e saliva — exceto se contaminado com sangue.
Como armazenar corretamente os de materiais biológicos?
O armazenamento adequado é essencial para preservar seus componentes e evitar alterações, garantindo a possibilidade de realizar contraprovas ou confirmações de resultados, sem a necessidade de novas coletas e custos adicionais, explica Estelamaris.
Porém, vale ressaltar que a integridade de um material para análise depende de diversos componentes, podendo variar de acordo com o tipo de exame e outros fatores que influenciam a sua condição de uso, como:
- tipo de amostra: sangue, urina, fezes, tecido, entre outras, cada uma tem suas particularidades e requerem condições de acondicionamento específicas;
- análises a serem realizadas: diferentes análises podem exigir diferentes condições de conservação e prazos de viabilidade;
- método de coleta e preservação: a forma como a substância é coletada e preservada (refrigeração, congelamento, adição de conservantes) influencia diretamente na sua estabilidade;
- requisitos de armazenagem: a condição térmica, umidade, exposição à luz e outros fatores ambientais, podem afetar a integridade do material.
Abaixo, confira mais detalhes sobre os aspectos de temperatura e prazo de armazenagem.
Temperatura ideal
A refrigeração é um fator crucial que impacta a viabilidade das amostras. Como Estelamaris esclarece, “o armazenamento e a refrigeração do material biológico dependem de diversos aspectos, como o tipo de substância, a solução em que está suspenso, a finalidade do uso e o tempo de acondicionamento”.
De modo geral, o grau térmico recomendado é em torno de 4 °C. No entanto, é fundamental ajustar a refrigeração de acordo com o tipo de exame. Vale lembrar que processos de congelamento e descongelamento repetidos podem comprometer a integridade das amostras. Por isso, a solução mais eficaz e recomendada é o uso de equipamentos com controle preciso de temperatura, tanto para o armazenamento quanto para o transporte desses materiais.
Prazo ideal
Para essa questão, não há uma legislação específica que determine um prazo mínimo de armazenamento para todas as amostras. Mas normas e diretrizes da Anvisa recomendam que os laboratórios sigam padrões que garantam a sua viabilidade durante o período necessário para eventuais contraprovas, o que pode variar conforme o tipo de exame e a política interna do laboratório.
Além disso, há regulamentos, como a RDC nº 786/2023 da Anvisa, que estabelecem normas gerais para o manejo de amostras, mas os prazos específicos também variam de acordo com a sua natureza e a finalidade da análise.
Quais os cuidados necessários para garantir a integridade das amostras?
Para assegurar a qualidade dos materiais biológicos, é importante utilizar técnicas de preservação adequadas. Segundo a Analista de Implantação, são eles:
- o armazenamento em temperatura ambiente;
- geladeiras;
- freezers ultrabaixos;
- freezers criogênicos.
O método ideal varia conforme o tipo da substância coletada. Por exemplo, “vacinas que contêm RNA mensageiro de um vírus exigem armazenamento em locais extremamente frios para manter sua eficácia”, cita Estelamaris. Portanto, ajustar a técnica de preservação conforme as necessidades específicas do material é crucial para preservar a qualidade e integridade das amostras.
Como a amostra deve ser transportada?
De acordo com a Estelamaris, o material biológico “deve ser devidamente embalado, identificado e colocado em uma caixa térmica. É preferível usar gelo reciclável (como gelox) para manter a amostra bem conservada até a chegada ao laboratório. Se ele estiver congelado, pode ser transportado em uma caixa isotérmica sem gelo, desde que o transporte não exceda 12 horas”.
Além disso, é importante assegurar que a caixa térmica esteja bem vedada para evitar vazamentos e que a temperatura interna seja monitorada para garantir que a amostra permaneça nas condições ideais durante todo o deslocamento.
Qual a importância da rastreabilidade das amostras e como um sistema pode ajudar nisso?
A rastreabilidade desempenha um papel essencial para os laboratórios de análises clínicas, especialmente ao lidar com um grande volume de materiais diariamente. Abaixo, confira os principais benefícios dessa prática!
Garantia de qualidade e confiabilidade dos resultados
A precisão nos testes laboratoriais depende diretamente da capacidade de rastrear com exatidão a jornada de cada material desde a coleta até a obtenção dos resultados. Assim, o rastreio assegura que cada resultado emitido corresponda à amostra correta, minimizando o risco de erros de identificação que podem comprometer diagnósticos e tratamentos subsequentes.
Eficiência operacional e gestão de fluxo
A eficiência operacional é outro aspecto diretamente impactado pela rastreabilidade. A automação do rastreamento de amostras permite aos laboratórios monitorar o fluxo de trabalho instantaneamente, sabendo exatamente onde cada amostra se encontra a qualquer momento. Isso não só aumenta a produtividade, como também reduz significativamente o tempo de resposta, diminui o risco de perdas e a necessidade de retrabalhos, otimizando recursos e reduzindo custos.
Maior segurança e responsabilidade
O monitoramento dos materiais oferece um histórico completo de todo o fluxo, desde a coleta até a análise final. Essa transparência facilita a identificação de falhas nas etapas do processo, permitindo ações corretivas rápidas e prevenindo a repetição de erros, o que é essencial para a manutenção da integridade do laboratório.
Qual o papel dos sistemas de gestão na rastreabilidade?
Para que a rastreabilidade seja eficaz, é crucial a implementação de sistemas de gestão do fluxo das amostras, como o Matrix Workflow. Essas soluções registram automaticamente todos os detalhes de uma amostra, desde o momento da coleta até a entrega dos resultados, diminuindo a possibilidade de erros manuais. Além disso, permitem o monitoramento em tempo real do status e localização dos materiais, gerando alertas imediatos em caso de irregularidades, como atrasos ou condições inadequadas de armazenamento.
Sistemas avançados também facilitam a geração de relatórios detalhados, essenciais para auditorias internas ou externas, e para a demonstração de conformidade com as regulamentações vigentes. Dessa forma, esse acompanhamento, apoiado por um sistema de gerenciamento eficiente, não só aumenta a eficiência e a segurança das operações laboratoriais, mas também se transforma em um diferencial competitivo, capaz de elevar a qualidade do serviço prestado.
Como funciona o check-in e o check-out das amostras?
O processo de check-in e check-out dos materiais biológicos inclui diversas etapas para assegurar a integridade e a rastreabilidade delas.
No check-in, o processo é resumido em:
- recepção e identificação: as amostras são recebidas e verificadas quanto à viabilidade do recipiente e à presença de etiquetas de identificação corretas, contendo informações como nome do paciente, data e hora da coleta;
- registro: as informações são registradas em um sistema de gestão laboratorial (LIS), que incluem detalhes sobre o tipo de material, testes solicitados e dados do paciente;
- acondicionamento: as substâncias são acondicionadas de acordo com suas necessidades específicas, como condição térmica de armazenamento (refrigeração, congelamento ou temperatura ambiente).
Já no check-out, o processo é o seguinte:
- preparação para transporte: antes do envio, as amostras são verificadas novamente para garantir que estão corretamente identificadas e acondicionadas;
- documentação: é gerada uma documentação de envio, que inclui uma lista dos materiais, seus destinos e os requisitos de transferências necessárias;
- transporte: feitas em condições controladas, utilizando caixas térmicas ou outros meios adequados para preservar as amostras durante o deslocamento;
- recepção no destino: no destino, é feito novamente uma verificação quanto à integridade e registradas no sistema de gerenciamento do laboratório receptor.
Esses procedimentos garantem que os materiais biológicos sejam manuseados de maneira segura e eficiente, minimizando o risco de contaminação ou perda de dados importantes, além de facilitar a localização de um material ou o rastreamento do que houve com ele, caso o material não chegue ao seu destino.
O software Matrix Diagnosis, o LIS da Matrix, contempla os processos de check-in e check-out, garantindo a rastreabilidade completa do processo de envio e transporte.
Como um software de gestão laboratorial auxilia no controle do armazenamento de material biológico?
Após a realização dos ensaios, é fundamental armazenar certos materiais de forma segura para atender a possíveis contraprovas ou confirmações de resultados, o que pode durar dias ou até semanas, dependendo do tipo de amostra. Esse acondicionamento, conhecido como “soroteca“, e é essencial para evitar a necessidade de recoletas, reduzindo custos e aumentando a credibilidade do laboratório, além de mais conforto para os pacientes.
Assim, sistemas de gestão eficientes, como o Matrix Diagnosis e o Matrix Workflow, desempenham papel crucial na administração desse armazenamento e no descarte adequado de materiais biológicos, garantindo o cumprimento das normas de vigilância sanitária e facilitando a localização do material original quando necessário.
O Workflow, por exemplo, gerencia todo o ciclo das amostras, desde sua chegada ao laboratório até a estocagem nas câmaras frias. Além disso, o sistema só permite que esse processo seja finalizado após a conclusão de todas as análises, resolvendo muitos problemas relacionados ao controle desse fluxo.
A adoção de boas práticas e o uso de tecnologias avançadas são fundamentais para preservar a qualidade das amostras, evitando possíveis contaminações ou degradações. Dessa forma, os laboratórios garantem resultados confiáveis, essenciais para diagnósticos e tratamentos eficazes.
Saiba mais detalhes sobre o Workflow e o Diagnosis. Entre em contato com nossos especialistas e garanta o armazenamento correto em seu laboratório.
