A gestão eficiente e a entrega ágil de resultados são cruciais para garantir a qualidade do atendimento médico. Em um cenário em que a velocidade e a precisão impactam no diagnóstico eficaz e em um tratamento adequado, os laboratórios enfrentam o desafio de otimizar seus processos para evitar os atrasos na entrega de exames, sem comprometer a segurança e a confidencialidade dos dados.
Neste artigo, discutiremos sobre as principais estratégias que os laboratórios e hospitais podem adotar para melhorar o fluxo de trabalho, reduzir atrasos e assegurar a integridade das informações. Continue a leitura e confira as dicas da Fabíola Greco, Coordenadora de Vendas da Matrix.
Importância da eficiência na entrega de exames para os pacientes e profissionais de saúde
A entrega eficiente dos resultados é crucial por várias razões. Segundo Fabíola Greco, a agilidade na liberação de laudos pode ser determinante para diagnósticos rápidos e para a tomada de decisões médicas. Quando eles são disponibilizados rapidamente, os médicos conseguem definir os melhores tratamentos o quanto antes, se necessário, aumentando as chances de recuperação do paciente e reduzindo o tempo de incerteza para ele e sua família.
Além disso, com o uso de plataformas online e seguras, como o Laudo Web, é possível controlar quem tem acesso aos dados sensíveis, diminuindo o risco de vazamento de informações pessoais ou de diagnósticos.
A disponibilização digital também proporciona conveniência e acessibilidade para os pacientes. Afinal, eles podem visualizar seus exames de qualquer lugar, evitando deslocamentos desnecessários ao laboratório ou hospital, o que é especialmente útil para aqueles com mobilidade reduzida ou que vivem em áreas remotas. Para os profissionais de saúde, essa acessibilidade se traduz em maior eficiência no fluxo de trabalho, pois eles conseguem acessar os resultados a partir de seus próprios dispositivos, sem a necessidade de aguardar a entrega dos laudos impressos.
As resoluções da Anvisa e da ANS a respeito da entrega de exames
Conforme esclarece Fabíola, “a RDC 302/2005 determina que, caso haja necessidade de retificação em qualquer dado constante do laudo já emitido, a mesma deve ser feita em um novo documento onde fica clara a correção realizada”. Esta medida é fundamental para manter a transparência e a rastreabilidade dos dados, garantindo que médicos e pacientes tenham acesso a registros precisos e atualizados.
“Essa mesma RDC cita que o laboratório clínico e o posto de coleta laboratorial devem garantir a recuperação e disponibilidade de seus registros críticos, de modo a permitir a rastreabilidade do laudo liberado”, continua a Coordenadora de vendas. Essa exigência ajuda a assegurar que o histórico das informações clínicas esteja sempre acessível, promovendo a confiança no processo de correção e retificação de laudos.
Além disso, por definição presente na RDC 786/2023, a farmácia, quando licenciada como Serviço Tipo I, deve liberar a declaração de serviços farmacêuticos e o laudo, podendo ser ajustados em um único documento.
De modo geral, as resoluções da Anvisa enfatizam a importância de procedimentos corretos, segurança e confidencialidade. Assim, essas diretrizes regulatórias visam assegurar que a emissão de laudo seja feita com qualidade e que a sua correção, quando necessária, seja realizada de forma transparente, rastreável e segura, fortalecendo a confiança dos pacientes e dos médicos no sistema laboratorial.
Principais problemas causados pelo atraso na entrega de exames
O atraso na disponibilização do resultado pode causar uma série de problemas que afetam tanto os pacientes quanto os profissionais de saúde. “Em geral, quando o paciente realiza os exames, existe uma agenda de retorno médico, acompanhamento de tratamentos e ajustes em dosagens de medicação. Nesse sentido, a demora na entrega pode impactar no diagnóstico, no tratamento e no acompanhamento médico”, comenta a Coordenadora de vendas.
Assim, se os resultados — como análises de sangue, radiografias ou biópsias — não são entregues a tempo, o médico não pode confirmar ou excluir uma condição de saúde, e isso pode resultar em adiamentos no início do tratamento, aumentando o risco de complicações ou piora da doença.
Além disso, o atraso pode prejudicar o acompanhamento de tratamentos em andamento, principalmente quando se trata de laboratórios hospitalares. Afinal, muitos deles requerem ajustes frequentes com base nos laudos para garantir sua eficácia e segurança. Se esses resultados não estão disponíveis no prazo, pode haver uma falta de controle sobre a evolução do paciente, o que pode resultar em intervenções menos eficazes ou em dosagens incorretas de medicação.
Essa lentidão também pode afetar a reputação do laboratório ou da instituição de saúde, resultando em perda de confiança por parte dos clientes e dos médicos. Isso pode levar a uma redução na demanda por serviços ou a reclamações legais, prejudicando a viabilidade a longo prazo.
4 soluções para os atrasos na entrega de exames
Como foi visto acima, os atrasos na entrega de exames podem ter impactos significativos para os pacientes, médicos e laboratórios. Para solucionar esse problema, é importante implementar uma série de estratégias e processos que melhorem a eficiência laboratorial.
Confira as principais, segundo a Coordenadora de Vendas da Matrix.
Registro de amostras
O registro de rastreabilidade das amostras é uma ferramenta fundamental ao permitir acompanhar o percurso das amostras desde a coleta até o resultado. Essa ação contribui para identificar rapidamente problemas que possam causar atrasos, como extravio ou má identificação, e possibilita ações corretivas em tempo hábil, como a recoleta ou a busca por materiais perdidos.
Integração com laboratórios de Apoio
A integração com laboratórios de apoio pode ser um método eficaz para acelerar a produção de exames. Eles compartilham recursos, informações e tecnologia, proporcionando uma cadeia de processos mais eficiente. Assim, essa ação pode reduzir gargalos e tempos de espera, resultando em prazos mais curtos para a apresentação de resultados aos pacientes.
Automação
Outra forma para minimizar demoras é a adoção de softwares de automação para o processamento de exames, já que essa solução não aumenta a velocidade dessa atividade, mas também reduz a margem de erro humano, contribuindo para uma maior eficiência. Ao mesmo tempo, a implementação de tecnologia como o uso de sistemas online para comunicação e disponibilização de resultados pode facilitar a organização interna e melhorar a comunicação entre as equipes.
Capacitação da equipe
Por fim, a capacitação contínua das equipes do laboratório é crucial para sustentar um alto nível de competência e eficiência. Treinamentos regulares ajudam a equipe a se manter atualizada sobre as melhores práticas, tecnologias emergentes e procedimentos de segurança, reduzindo erros e garantindo um serviço de qualidade aos pacientes.
Melhores práticas para garantir a segurança e confidencialidade dos resultados na entrega de exames
Além da entrega, a segurança e a confidencialidade dos resultados são fundamentais em qualquer sistema de saúde por diversas razões, envolvendo ética, proteção de dados pessoais, confiança do cliente e conformidade legal.
Para certificar que esses processos ocorram durante a entrega aos pacientes, é essencial adotar práticas que previnam acessos não autorizados e protejam as informações pessoais.
De acordo, com a Fabíola Greco, as principais são:
- identificação correta do paciente, verificando sempre a sua identidade antes da entrega dos resultados;
- utilizar canais seguros e confidenciais para a entrega, como sistemas online protegidos por senha ou envelopes lacrados entregues pessoalmente;
- garantir que os resultados dos exames sejam entregues ao paciente, evitando que outras pessoas tenham acesso aos seus conteúdos confidenciais e assegurando a sua proteção e privacidade. No Matrix NET esse controle é realizado por meio de um login e senha pessoal, os quais o usuário deve configurar no primeiro ingresso à plataforma;
- utilizar medidas de segurança, como criptografia de dados e proteção contra acesso não autorizado, para proteger as informações dos clientes durante a transmissão e armazenamento dos resultados;
- manter registros detalhados de quando e de quem visualizou os resultados dos exames, para possibilitar a identificação de possíveis violações de segurança e investigações em caso de necessidade.
Como os indicadores de desempenho auxiliam no controle dessa informação?
Os indicadores de desempenho possuem um papel crucial no controle e na otimização das informações em ambientes laboratoriais. Com sistemas como o Matrix Diagnosis, que registra cada ação relacionada ao processamento das amostras, é possível obter uma visão clara do fluxo de trabalho e dos processos envolvidos. Ao analisar essas métricas, os gestores do laboratório são capazes de medir a eficiência de cada etapa, desde a coleta até a liberação dos resultados, identificando possíveis pontos de melhoria.
Segundo a Fabíola, “o Diagnosis oferece a possibilidade de registrar diversas ações relacionadas aos materiais coletados, desde o cadastro, impressão de etiquetas, realização da coleta, triagem, produção dos exames até a liberação dos resultados. Com isso é possível monitorar os tempos utilizados em cada etapa, identificar possíveis gargalos na operação, e apoiar no ajuste de processos mais rápidos, assim, ganhando agilidade na emissão”.
Além disso, o uso de indicadores de desempenho oferece uma base sólida para o desenvolvimento de metas e padrões internos. Com dados confiáveis, os laboratórios podem estabelecer benchmarks para tempos de processamento e definir metas de melhoria contínua. Dessa forma, eles acompanham regularmente o progresso e certificam que estão avançando em direção a uma metodologia mais eficiente.
Outra vantagem é a capacidade de rastrear e auditar ações, aumentando a segurança e a transparência. Com registros detalhados de cada etapa, é mais fácil identificar quem realizou determinada ação, quando ela ocorreu e quais foram os resultados. Isso também auxilia no atendimento aos requisitos regulatórios e no suporte para os processos de auditoria e acreditação, essenciais para manter a qualidade e a conformidade.
Como um software auxilia na entrega de exames dentro do prazo
Um software especializado pode ser uma ferramenta essencial para auxiliar na entrega de exames dentro do prazo, fornecendo diversas funcionalidades para otimizar a produção e para reduzir falhas e lentidões. Entenda melhor a seguir, de acordo com a Coordenadora de Vendas, Fabíola Greco.
Monitoramento das etapas
A capacidade de monitorar cada etapa do processo de produção de exames, desde a coleta das amostras até a emissão do laudo, permite que os laboratórios identifiquem rapidamente onde ocorrem possíveis atrasos ou gargalos, facilitando ações corretivas em tempo real.
Integração com sistemas e equipamentos
A integração com softwares externos e equipamentos de automação aumenta a eficiência do fluxo de trabalho, reduzindo a necessidade de intervenções manuais e acelerando o processamento dos exames. Ela também permite a comunicação fluida entre diferentes setores do laboratório, garantindo que todas as informações necessárias estejam disponíveis no momento certo, sem a necessidade de processos demorados de transferência ou duplicação de dados.
“As integrações com os programas externos são poderosas ferramentas na agilidade da produção dos exames, como a integração com sistemas hospitalares (HIS) e com laboratórios de apoio, pois evitam o retrabalho de cadastrar novamente os pacientes e os possíveis erros atrelados a esse processo. A possibilidade de trabalhar com etiquetas primárias também fornecem segurança na identificação das amostras e dispensam o retrabalho de etiquetá-las novamente”, comenta Fabíola Greco.
Liberação automática e delta-check
A funcionalidade de liberação automática baseada em valores críticos e delta-check — prática comum em laboratórios clínicos utilizada para acompanhar e atestar a precisão dos resultados de testes laboratoriais — pode ser particularmente útil para agilizar a entrega de exames.
Essa praticidade possibilita que os resultados que não requerem revisão manual sejam liberados imediatamente, economizando tempo e recursos. Além disso, o delta-check ajuda a evitar erros e garante a consistência, contribuindo para a qualidade e a confiabilidade do processo.
Painel de gestão à vista
A gestão à vista é um sistema de transparência que utiliza painéis visuais para monitorar e exibir informações sobre o andamento de um procedimento em tempo real. Em um laboratório ambulatorial ou hospitalar, esse sistema permite que a equipe tenha uma visão clara das amostras em processamento, desta forma é possível priorizar as urgências e liberar os resultados com maior agilidade.
Assim, com todos os membros cientes das prioridades, a tomada de decisões é mais rápida e o fluxo de trabalho é otimizado, resultando em um melhor atendimento ao paciente e uma operação mais eficaz no laboratório ou hospital.
Em resumo, um software bem projetado oferece um conjunto de ferramentas que podem aprimorar significativamente a eficiência operacional do laboratório, reduzindo atrasos na entrega de exames e garantindo que os pacientes e profissionais de saúde recebam os resultados no prazo.
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