Falhas no faturamento de convênios trazem graves problemas para a gestão laboratorial, afinal, ninguém pode ter tranquilidade perdendo faturamento. Essas falhas impactam no desempenho econômico, já que geram glosas, atrasos no recebimento das operadoras e lentidões no atendimento do paciente.
Se há demora na autorização online do convênio ou se não existe essa integração, o paciente sai insatisfeito, interferindo no poder competitivo do laboratório. Além disso, deficiências recorrentes do faturamento de convênios podem causar desconforto no relacionamento comercial com estes.
Diante deste cenário, é preciso investir em tecnologia para manter essas operações sob controle diariamente. Dessa forma, os processos se tornam mais rápidos e eficientes.
“O faturamento automatizado via software laboratorial oferece padronização, segurança e agilidade na execução e conclusão do processo de faturamento”, comenta a especialista em faturamento da Matrix, Adriana Osti.
E você? Que tal contar com uma ferramenta para rodar o faturamento dos convênios, do SUS e de particulares de uma vez só? Quer saber mais? Então continue a leitura e veja o que a especialista da Matrix tem a dizer sobre o módulo de faturamento do Diagnosis!
Por que os processos de faturamento são tão complexos?
O faturamento de convênios no laboratório tem como objetivo o recebimento dos atendimentos prestados pelo laboratório ao paciente, podendo ser realizado manualmente ou através de softwares laboratoriais.
Trata-se de um processo integrado entre as áreas de atendimento e de faturamento. Na realidade, esses dois setores — atendimento ao cliente e faturamento — precisam andar juntos e de forma sincronizada.
Ao receber a ligação do paciente no call center ou receber o paciente na recepção do laboratório, caso o atendimento se confirme — seja após a avaliação de cobertura do convênio ou outras formas de pagamento — o processo de faturamento é iniciado. A finalização desse processo ocorre somente quando o laboratório recebe os valores faturados, que podem ser das Operadoras de Plano de Saúde (no caso de atendimentos aos seus beneficiários), do SUS (Sistema Único de Saúde) ou dos clientes particulares.
Dentro de cada um dos setores envolvidos, podemos citar parte dos processos:
Recepção:
- Atendimento ao paciente pela Recepção;
- Cadastro de Pedidos.;
- Preenchimento das guias de atendimento;
- Paciente realiza os exames/procedimentos;
- Encaminhamento das guias de atendimento para o faturamento (Conferência de Pedidos/Guias).
Setor de Faturamento:
- Análise das Guias, conferência, inclusão em lote de faturamento;
- Geração de arquivo eletrônicos do lote de faturamento;
- Encaminhamento do arquivo eletrônico, das guias físicas e relatórios para as Operadoras;
- Acompanhamento dos pagamentos;
- Revisão das glosas ocorridas;
- Recurso de glosas;
- Acompanhamento do pagamento das glosas;
- Repasse de valores para cada médico;
- Relatórios diversos;
- Recebimento das guias de faturamento;
- Liberação de senhas e autorizações;
- Análise das guias/faturas encaminhadas pelo laboratório;
- Análise e execução de possíveis glosas;
- Pagamentos de guias/faturas.
Existe uma gama enorme de tarefas administrativas do faturamento, o que sobrecarrega a equipe, podendo induzir o time a erros e inconsistências. A tarefa da informatização é facilitar a rotina deste setor tão importante em qualquer negócio, melhorando os processos do laboratório de forma efetiva.
Como a tecnologia pode simplificar as atividades nesse departamento?
Ao escolher um fornecedor de software com expertise em análises clínicas, os problemas nas operações de faturamento diminuem drasticamente, já que o faturamento em um laboratório clínico tem suas peculiaridades e muitos detalhes que tornam o processo singular. Se o faturamento não funcionar bem, todos os serviços oferecidos com qualidade não serão remunerados e a própria sobrevivência do laboratório estará em jogo.
Quem realiza o faturamento de forma manual sabe que é necessário que o faturista (profissional responsável pelo faturamento) realize todos os inúmeros controles de eventuais tabelas de remuneração, honorários e contratos utilizados por cada Convênio, de forma manual. Sabe também que as avaliações de coberturas e preços precisam ser realizadas através do cruzamento de inúmeras tabelas e regras para concluir se existe ou não cobertura para um determinado procedimento, ou o preço a ser pago (no caso de atendimento particular). Ufa!
Mas podemos mencionar ainda mais alguns pontos negativos na realização do faturamento de forma manual:
- Falhas nas trocas de comunicação (dados de procedimentos incorretos, ausência de procedimentos no faturamento);
- Tempo de execução do processo aumentado podendo gerar atraso nos pagamentos ao laboratório;
- Necessidade de maior atenção por parte do faturista para as peculiaridades de cada convênio (Operadora);
- Falta de padronização e risco de glosas.
Por isso, “o Matrix Diagnosis disponibiliza inúmeras formas de administrar e realizar o faturamento laboratorial. Assim, os laboratórios clientes podem personalizar todo o fluxo de faturamento”, diz Adriana.
Veja a seguir um resumo dos benefícios da tecnologia para o faturamento de convênios, de SUS e de particulares:
- padronização: as trocas de informações são realizadas por meio do padrão TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar) e a precificação dos procedimentos se dá conforme ajuste de contrato entre laboratório e operadora de plano de saúde;
- visão global do faturamento: sistemas focados em laboratórios oferecem conferência de pedidos, histórico de procedimentos, dados de pacientes, informações de status de faturamento etc.;
- rastreabilidade: é possível acompanhar cada fase do faturamento de cada atendimento realizado, desde a criação do pedido até a entrada do dinheiro em caixa;
- segurança e agilidade na execução: a utilização de um software laboratorial minimiza os erros, diminui o tempo de execução do processo e reduz os índices de glosas.
Como automatizar o faturamento dos convênios, do SUS e dos particulares?
No dia a dia do laboratório, as fontes de pagamentos são variadas. Assim, há faturamento de convênios, dos atendimentos via SUS e ainda os feitos de modo privado, direto com o paciente.
Para cada uma dessas origens, há regras de tecnologia envolvidas. Nesse sentido, o Matrix Diagnosis é uma ferramenta construída para atender a todas as modalidades de recebimentos. Veja como funciona:
- operadoras: o Diagnosis gera faturamento eletrônico no padrão TISS exigido pelos planos de saúde;
- SUS: compatibilidade com o faturamento laboratorial do SUS, o BPA (Boletim de Produção Ambulatorial);
- particulares e convênios: possibilidade de personalizar o fluxo do faturamento.
Quais são os benefícios do módulo de faturamento do Matrix Diagnosis?
O módulo de faturamento do Diagnosis é maduro e abrangente. Assim, ele apresenta diversas soluções para o faturamento em análises clínicas. Nesse quesito, são destaques a queda dos erros humanos, a redução de glosas e o cumprimento de prazos para enviar guias e documentos às operadoras.
O Diagnosis é uma ferramenta que vai muito além do faturamento, atendendo a gestão de laboratório de ponta a ponta. Veja a seguir uma explicação sobre esse software em um contexto global.
“O Diagnosis é adequado para laboratórios públicos e privados, ambulatoriais, hospitalares e de apoio. Além disso, ele atende independentemente do porte ou da complexidade. Nele estão vários módulos, como agendamento, recepção, triagem, laudagem, liberação, faturamento etc.”, esclarece Adriana.
Vantagens do módulo de faturamento do Matrix Diagnosis!
- precisão, agilidade e otimização do processo: substitui processos manuais, que são suscetíveis a erros humanos;
- confiabilidade: parametrização dos dados, permitindo configurações de acordo com as necessidades de cada cliente, mantendo os padrões estabelecidos pela ANS (Agência Nacional de Saúde);
- filtro de buscas: acesso rápido a informações necessárias a usuários e convênios;
- segurança: diminui riscos envolvendo informações sensíveis e quebra de sigilo. Assim, a ferramenta oferece segurança de dados para usuários e gestores;
- gerenciamento customizado: organiza ofaturamento de cada operadora de forma personalizada;
- geração de faturamento: emitido eletronicamente e de forma personalizada;
- gestão de glosas: completa, desde o cadastro das glosas recebidas até a gestão dos repasses aos médicos.
Quanto tempo é necessário para implantar a ferramenta?
O tempo médio de implantação do Matrix Diagnosis completo e com todos os módulos é de três meses. Contudo, esse tempo pode ser maior ou menor, conforme algumas situações condicionantes.
O porte do laboratório e sua complexidade, o número necessário de interfaceamentos nos equipamentos laboratoriais, a quantidade de unidades produtivas e de postos de coleta, a quantidade de convênios e de integrações, são fatores que influenciam diretamente no tempo de implantação. Além disso, os colaboradores do laboratório participam ativamente da implantação, quanto maior o envolvimento, mais rápida será a implantação.
Como o faturamento é um assunto bastante envolvente, vamos dividir este artigo em duas partes. A segunda parte será postada daqui a alguns dias, aguardem!
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