No complexo cenário da Medicina Diagnóstica, onde a inovação científica se entrelaça com a eficiência operacional, a gestão de custos surge como uma peça fundamental para o seu sucesso sustentável.
Desde a compra dos materiais até a entrega dos resultados, cada etapa do processo laboratorial requer um equilíbrio delicado entre ativos financeiros e excelência técnica. Nesse contexto, um eficaz gerenciamento de despesas garante a viabilidade econômica das operações e impulsiona a qualidade dos serviços oferecidos.
Neste artigo, contamos com a colaboração da Estelamaris Flor, prestadora de serviços e parceira da Matrix, com larga experiência na gestão de laboratórios, para explorarmos as estratégias que otimizam os recursos sem comprometer os padrões de excelência dos diagnósticos e entender como um software contribui nesse processo. Precisa reduzir os custos? Então continue a leitura e confira mais detalhes sobre o tema!
A importância da gestão de custos em um laboratório
A gestão de custos é crucial para garantir a viabilidade financeira e a operacionalidade do laboratório. Ela permite que os gestores:
- realizem o controle financeiro;
- identifiquem áreas de desperdício;
- identifiquem oportunidades de economia;
- verifiquem os gargalos;
- tenham um bom planejamento de insumos;
- façam escolhas inteligentes de investimento;
- tenham base para estabelecer preços;
- maximizem o retorno sobre os recursos disponíveis.
Além disso, um controle eficaz dos ativos (processo de gerenciar e acompanhar todos os recursos tangíveis e intangíveis em uma organização) contribui para a manutenção da qualidade dos serviços prestados e para a competitividade no mercado.
Para Estelamaris, essa administração torna-se essencial ao manter a continuidade do laboratório. Afinal, “é justamente com a redução dos gastos que os lucros do negócio começam a expandir, gerando benefícios à empresa. Se tivermos uma despesa maior, será necessário repassar para o custo dos exames, gerando insatisfação dos clientes”. A consequência é a queda na competitividade.
Ainda segundo a Analista de Implantação, o principal custo de um laboratório está relacionado à automação, materiais, colaboradores, consumo de energia e logística. Assim, uma boa administração fará com que o ele tenha uma distribuição monetária inteligente, alocando os consumos de forma rentável.
Diferença entre o controle de custos em um laboratório ambulatorial e um laboratório hospitalar
Embora ambos os tipos de laboratórios enfrentem desafios semelhantes em relação à gestão de custos, há diferenças significativas em termos de volume de exames realizados, complexidade dos procedimentos, agilidade dos resultados e demanda por recursos.
“Um laboratório hospitalar precisa investir em tecnologias point of care (PoC) com altos valores preditivos, equipamentos de médio porte com alta velocidade de execução e interfaceados, a fim de garantir a rastreabilidade e confiabilidade dos resultados. Afinal, os pacientes internados precisam de agilidade na entrega de seus laudos, para continuidade imediata do tratamento”, comenta Estelamaris. A rigor, um laboratório ambulatorial trabalha com prazos de entrega de resultados um pouco maiores.
Outra diferença é que, enquanto no laboratório ambulatorial boa parte dos resultados podem ser liberados automaticamente, pois estão dentro da faixa de normalidade, no laboratório hospitalar a maioria dos resultados estão alterados, havendo necessidade de liberação manual.
Portanto, as estratégias de controle de custos podem variar conforme o panorama específico de cada tipo de laboratório.
7 formas de controlar as despesas
A gestão financeira é imprescindível para o laboratório, porém os gestores podem se deparar com desafios quando não adotam práticas adequadas.
De acordo com a Estelamaris, “o maior desafio é saber se o exame realizado não está muito caro em relação à concorrência”. Ademais, com uma administração inapropriada há a falta de visibilidade sobre os gastos. Desse modo, é essencial implementar práticas que não comprometam a qualidade dos processos e serviços prestados, mas que tenham os menores custos viáveis.
Segundo a Analista de Implantação da Matrix, algumas medidas são essenciais nesse processo. Confira a seguir!
Montar e acompanhar uma planilha orçamentária
Esse procedimento envolve a criação de uma planilha detalhada que registra todas as despesas e receitas laboratoriais, incluindo gastos com insumos, equipamentos, salários, operação, entre outros.
Assim, acompanhar essa planilha regularmente permite uma visão clara da situação financeira do laboratório e ajuda a identificar áreas onde é possível reduzir custos ou realocar recursos de forma mais eficiente.
Negociar preços com fornecedores
A negociação de preços é uma estratégia fundamental para a obtenção dos melhores valores possíveis. Isso pode envolver a busca de múltiplos fornecedores, solicitação de cotações competitivas e negociação de descontos com base no volume de compras ou em acordos contratuais — nesse caso, a sugestão é negociar contratos mais longos em troca de descontos, por exemplo.
Determinar um teto a ser gasto
Estabelecer um budget para as despesas nos diferentes setores é uma medida preventiva para controlar os custos. Ao estabelecer um teto, é possível evitar o excesso de gastos e garantir a permanência dentro de seu orçamento.
Adotar tecnologias que automatizam tarefas e promovam eficiência nas operações
A automação de tarefas por meio de tecnologias, como a adoção de um bom Sistema de Informação Laboratorial (LIS), melhora significativamente o desempenho do laboratório.
Isso inclui a sistematização de processos de análise de resultados, rastreamento de amostras, agendamento de exames e organização de estoque. Ao reduzir a necessidade de trabalho manual, minimizam-se os erros humanos e otimiza-se o uso de recursos operacionais.
Outra ferramenta essencial é o BI (Business Intelligence) que tem se mostrado cada vez mais imprescindível para os laboratórios, já que ele permite ter uma visão geral do negócio, com os indicadores na tela do celular ou em qualquer dispositivo compatível. Com essas informações precisas, é possível saber qual unidade possui maior movimento, qual exame possibilita maior rentabilidade, qual convênio traz lucros, qual perfil de paciente frequenta o laboratório e uma infinidade de informações.
Ter um monitoramento rigoroso do uso de insumos
Fiscalizar o uso de insumos é essencial para evitar desperdícios e controlar os gastos do laboratório. Desse modo, é preciso acompanhar o consumo de componentes, reagentes, soluções e outros suprimentos, identificando padrões de uso e implementando medidas a fim de reduzir o desperdício.
Ser adepto à sustentabilidade
Adotar práticas sustentáveis não apenas beneficia o meio ambiente, mas também minimiza as despesas operacionais do laboratório.
Existem diversas práticas para incluir na rotina laboratorial, como a economia de energia, reciclagem de materiais, redução do consumo de água e uso de produtos químicos menos nocivos. Além disso, a sustentabilidade também é promovida por meio da utilização de tecnologias mais eficientes e da busca por fornecedores que compartilhem os mesmos valores ambientais.
Contratar Laboratório de Apoio para a execução de exames
Contratar um Laboratório de Apoio pode ser uma estratégia eficaz para ampliar a gama de serviços oferecidos, sem aumento dos custos internos.
Isso permite que o laboratório atenda a uma variedade de demandas dos pacientes, sem a necessidade de investir em equipamentos ou treinamento adicional da equipe, para tipos de exames com menor volume. Essa prática também é vantajosa em termos de agilidade e flexibilidade nos atendimentos.
Vantagens da utilização de um software de gestão laboratorial
Um software é altamente benéfico de várias maneiras, fornecendo ferramentas e insights necessários para impulsionar o sucesso empresarial.
Segundo Estelamaris, um sistema especializado nessa finalidade fornece ferramentas para:
- reduzir custos operacionais;
- evitar erros ou troca de materiais;
- otimizar tempo e métodos laboratoriais;
- promover a integração das áreas administrativas e técnicas;
- oferecer maior segurança dos dados;
- fazer a gestão de indicadores e relatórios.
Assim, ainda segundo a Analista de Implantação, a plataforma deve conter funcionalidades coerentes com as necessidades dos laboratórios, como faturamento, rastreabilidade dos pacientes e amostras, gerenciamento de performance, emissão de relatórios, automação dos processos para minimizar erros e custos, além do gerenciamento de indicadores.
Essas funcionalidades permitem que a empresa tenha uma visão abrangente, identificando áreas de oportunidade para economia e otimização de eficiência. Adicionalmente, ao centralizar todas as informações em um único sistema, é possível tomar melhores decisões estratégicas baseadas em dados precisos e atualizados.
6 passos para a implementação da solução ideal para o seu negócio
Como podemos observar, a coordenação de ativos traz muitas vantagens e implementar um programa de gestão de custos é a chave para melhorar a viabilidade financeira e operacional dos laboratórios.
No entanto, muitas vezes, a implementação pode ser complexa e desafiadora, mas seguindo passos básicos, é possível ter êxito nesse processo. De acordo com a Estelamaris, essa atividade deve envolver:
- escolha de um bom software que possa contemplar todas as necessidades do laboratório com rapidez e eficiência;
- formação de uma equipe envolvida e engajada para que não haja impactos negativos por falta de conhecimento;
- elaboração de cronograma e envolvimento da equipe, de preferência multidisciplinar — coleta técnica, administrativo, gestor;
- treinamento da equipe para a implantação ocorrer com sucesso;
- migração de dados;
- acompanhamento pós-implementação.
Com esses processos, os impactos esperados incluem aumento do desempenho operacional, redução de gastos desnecessários, melhoria da precisão financeira e otimização do desempenho do laboratório.
Como o Matrix Diagnosis contribui na gestão de custos dos laboratórios?
Há mais de 40 anos no mercado, a Matrix oferece um LIS (sigla em inglês para Sistema de Informação Laboratorial) completo para ajudar na gestão de custos dos laboratórios: o Matrix Diagnosis.
Essa solução oferece um gerenciamento integral, sendo eficiente, segura e totalmente rastreável, além de possibilitar parametrizações personalizadas. Assim, “o Matrix Diagnosis atua na informatização dos processos, interfaceando instrumentos e setores laboratoriais, otimizando recursos, assegurando a confiabilidade na transcrição dos resultados e evitando falhas humanas”, comenta Estelamaris.
O LIS oferece uma troca de informações segura e um controle rígido do fluxo de caixa, garantindo a rastreabilidade dos pacientes — desde a gestão de amostras, até as planilhas de faturamento, onde teremos as informações do paciente até a entrega dos lotes de faturamento às operadoras.
Além dessa ferramenta, a Matrix conta com outros softwares que complementam essa solução, proporcionando maior eficiência dos laboratórios, por exemplo:
- Matrix Net: atua na divulgação de laudos de forma segura e rápida;
- Matrix Portal: oferece um ambiente completo para os apoiados, com área de cadastro dos clientes, coleta, instruções e preparos, logística e recebimento de laudos de forma segura e rápida;
- Matrix BI: dispõe de uma gama de relatórios e indicadores sobre o andamento do laboratório, permitindo uma supervisão certeira, desde o faturamento até a entrega final dos laudos, com diversas visões construídas para o mundo laboratorial.
Em conclusão, a gestão de custos desempenha um papel fundamental no sucesso operacional e financeiro de laboratórios. A implementação de um software especializado oferece uma variedade de benefícios, desde a sistematização de processos até a análise avançada de dados, permitindo uma tomada de decisão mais informada e eficiente.
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