Atualmente, com a necessidade de uma maior velocidade nas trocas de informações, uma gestão de qualidade em um laboratório público ou privado, que seja eficiente e integrada, é totalmente indispensável.
Para que isso ocorra sem maiores percalços, um dos fatores importantes é a centralização das informações para facilitar a análise, a otimização e o controle da qualidade interno e externo. Nesses casos, o uso de recursos tecnológicos facilitadores, abordados neste artigo, certamente são a solução mais adequada para o cumprimento dessa missão.
Isso porque, com a evolução constante das tecnologias, é necessário que estejamos aptos para a nova realidade com a mesma rapidez. Elementos como compartilhamento e integração de dados disponíveis estão cada vez mais comuns nos processos em que trabalhamos, a cada dia que passa.
Dessa forma, foi pensando nas dúvidas que muitos possuem sobre esse assunto, que a Matrix elaborou este artigo junto a um especialista, que é o Daniel Alves, Gerente de Soluções em Novos Negócios da Matrix. Trazemos um conteúdo especial para você, que precisa entender como uma gestão adequada pode interferir no contexto das boas práticas laboratoriais — e sem deixar de lado outras questões relevantes para o setor. Tenha uma boa leitura!
Qual o perfil de laboratório público que deve ser informatizado? Existe algum que não está apto?
Na verdade, todos estão aptos. Todos os laboratórios públicos são passíveis de adentrar na era da tecnologia da informação, tanto quanto os laboratórios privados. Claro que estamos falando sobre os laboratórios públicos de Análises Clínicas, Medicina Diagnóstica, Laboratórios Clínicos em Hospitais e grandes Núcleos Técnicos Operacionais (NTO). Laboratórios de outros perfis, precisam de um estudo detalhado das necessidades, para talvez fazer uso de sistemas como os desenvolvidos pela Matrix.
Muitas vezes, os laboratórios públicos são maiores e complexos, por possuírem altas demandas, fazendo com que as soluções de TI possam ser bem aproveitadas e percebidas em todos seus potenciais, dada a capacidade dos softwares de organizar e otimizar vários das rotinas presentes nas operações desses locais, de forma simultânea.
Quais são os desafios que esse perfil de laboratório enfrenta na gestão?
Os desafios são os mais diversos possíveis. Os profissionais do serviço público enfrentam diariamente uma batalha pela falta de recursos e de infraestrutura — muitos locais contam com tecnologias antigas ou até mesmo inexistentes para uma informatização adequada. É surpreendente como eles vencem as dificuldades diariamente, oferecendo um serviço de excelência na maioria das vezes. Exemplificando, muitas vezes o laboratórios públicos duplicam ou triplicam a sua produção, mas não podem aumentar o seu quadro de colaboradores, pois dependem de fatores, que não limitariam os laboratórios privados.
Os desafios impactam diretamente no tempo de atendimento realizado pelo laboratório, na entrega de resultados e, claro, na qualidade de um modo geral.
Outra dificuldade enfrentada é a contratação de produtos e serviços através de processos licitatórios. Todo processo deve ser muito criterioso para resultar na contratação do melhor fornecedor, caso contrário, as instituições precisarão ficar com fornecedores que nem sempre são os que oferecem o melhor custo-benefício para a operação.
O que é preciso ser avaliado no processo de adequação durante a informatização em um laboratório público?
Antes da implantação, é feito um levantamento detalhado para que todos os processos sejam informatizados de acordo com a necessidade do órgão público contratante.
No caso da Matrix, os sistemas são configuráveis e parametrizáveis, bem como os especialistas da empresa estão aptos a encontrar a melhor solução para a infraestrutura disponibilizada pela TI do órgão público, sempre cumprindo à risca as exigências do edital, pois muitas vezes não existe a possibilidade de compra de hardware a curto prazo, por exemplo.
Em algumas situações, certas funcionalidades precisam ser adaptadas, sem prejuízo para o laboratório, para que em um segundo momento, após a chegada do recurso adequado, possam ser implantadas. Por exemplo, o sistema pode disponibilizar um painel de gestão à vista para ser exibido no laboratório, a fim de que o gestor acompanhe em tempo real toda a sua produção, mas por falta de um monitor, o uso dessa facilidade será somente em um segundo momento.
Quais são as soluções indicadas pela Matrix para o setor público?
As soluções disponibilizadas estão diretamente ligadas ao perfil do laboratório, seja ele público ou privado. Lembrando sempre que as integrações são imprescindíveis e normalmente são feitas com um sistema de gestão hospitalar ou de prontuário eletrônico, a fim de eliminar retrabalhos. A Matrix tem larga experiência com integrações e possui várias já desenvolvidas e em funcionamento.
As soluções que são propostas têm como objetivo dar maior produtividade e qualidade, sem aumento de recursos humanos, pela dificuldade de contratação que a maioria dos órgãos públicos enfrenta. O setor laboratorial tem à sua disposição produtos de referência na área de Medicina Diagnóstica, para acomodar a alta demanda sem a necessidade constante de suporte, como o Matrix Diagnosis, Matrix Connect, Matrix QC, Matrix BI, entre outros.
“Para informatização de um laboratório, é de suma importância contar com profissionais altamente qualificados e preparados para implementação de novos processos — levantar escopos, desenhar processos, alinhar configurações, preparar treinamentos e realizar o acompanhamento do cliente — que fazem parte do planejamento”, diz Daniel.
O projeto de implantação dos softwares para laboratórios, apesar de possuir muitas fases, é efetivado relativamente rápido — até mesmo em grandes laboratórios.
A implementação de um sistema de gestão laboratorial em laboratórios públicos é mais complexa do que nos privados?
Não, pois de acordo com nosso especialista, “implementação é implementação em qualquer lugar”. A ação tem o seu grau de complexidade em ambos os ambientes e basicamente a diferença entre os dois é apenas a presença de um número maior de processos nos laboratórios privados. Por exemplo, o faturamento de convênios em laboratórios privados possui uma alta complexidade, diferentemente do que ocorre nos laboratórios públicos.
O uso e a implementação de recursos de tecnologia é um tema delicado para qualquer instituição, seja ela pública ou privada, mas as vantagens são indiscutíveis. Vale lembrar que qualquer laboratório precisa disponibilizar os recursos humanos e os de infraestrutura adequados para que seja possível oferecer serviços de qualidade, e para que as tecnologias adotadas façam a diferença.
É importante que todo o time do laboratório esteja envolvido e engajado no processo de melhoria. Isso porque, além das atividades do seu dia a dia, os colaboradores precisam absorver as novidades que estão chegando.
Após a implantação, chega o momento da entrada em produção dos sistemas. Essa fase é tratada com toda atenção e acompanhamento, afinal, o laboratório não pode parar em nenhum momento, e os analistas de implantação da Matrix sabem disso como ninguém, por isso estão lado a lado com os laboratórios, para esse grande momento, inclusive 24 h por dia, se necessário!
O que é importante no Termo de Referência para uma licitação pública?
Os desafios começam na escolha do fornecedor de software de gestão laboratorial, que deve ser baseada não somente nos menores custos, mas também na capacidade técnica da empresa. Com isso, a construção de um bom Termo de Referência (TR) é a principal fase de uma licitação. Esse documento deve condensar os principais requisitos do produto ou serviço que a instituição deseja contratar, e servirá de espelho para elaboração do edital público.
“Pela experiência da Matrix, podemos dizer que instituições que criaram um comitê multidisciplinar para elaboração do TR, foram as que obtiveram os melhores resultados em um prazo mais curto. Um TR pobre em requisitos pode ser uma armadilha, pois abre um leque de possibilidades para que ‘aventureiros’ que nem possuem um software pronto, possam participar do pregão. Dessa forma, o licitante pode acabar investindo recursos sem que o laboratório seja beneficiado com a melhor solução”, complementa Daniel.
Quais são as vantagens que a informatização traz para os laboratórios públicos?
As vantagens que a informatização traz são inúmeras – e o melhor, não existem desvantagens. Algumas delas ganham destaque pela importância intrínseca que possuem nos negócios: ganho de produtividade, agilidade nos processos, maior segurança e aumento da qualidade técnica. Tudo isso refletirá automaticamente na qualidade do atendimento aos pacientes e na qualidade geral do serviço oferecido à população.
Uma outra vantagem é a possibilidade de integração com outros sistemas utilizados. As integrações mais comuns são com sistemas de gestão hospitalar, de divulgação de resultados, de faturamento, sistemas regionais de dados demográficos do paciente, aplicativos para informações de exames, e tudo mais que for necessário e possível, já que tudo pode ser integrado em alguma medida. As integrações facilitarão que a equipe de colaboradores encontre os documentos e as informações necessárias de modo mais ágil.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre as possibilidades que a Matrix pode oferecer para seu laboratório, além do suporte prático e dinâmico, entre agora mesmo em contato e fale com um de nossos executivos de vendas, ele poderá dar mais detalhes sobre todas as soluções. Descubra o que temos de especial para oferecer a você!
