A informatização laboratorial é essencial para que haja melhoria na capacidade produtiva e na qualidade técnica do laboratório. Além disso, por meio dela, pode-se ter rapidez nos atendimentos, maior segurança nas informações, agilidade nos registros e economia de gastos. Vale ressaltar que ela também ajuda a despertar uma confiança maior no paciente em relação ao serviço que é prestado, fidelizando-o com mais facilidade.
Com isso em mente, é importante contar com o apoio de uma empresa especializada no assunto, como a Matrix, ao realizar esse tipo de implementação no seu laboratório. Assim, toda a experiência de uma organização renomada no mercado estará a seu serviço, a fim de fazer a diferença em seu negócio durante toda a implantação do sistema informatizado.
Para saber mais sobre esse tema tão importante para o mapeamento dos processos do laboratório, acompanhe a entrevista realizada com Olsen Rodrigo Mott Silva, que é consultor de projetos sênior da Matrix.
Qual é a importância da informatização para o laboratório?
Para Olsen Silva, a informatização no laboratório agrega padronização, estabilidade e agilidade aos processos. Assim, um laboratório informatizado, além de ter automação nos processos, o que minimiza o erro humano, tem a rastreabilidade das ações e da informação.
Por meio dos indicadores fornecidos pelo sistema de informação, a gestão do laboratório pode adotar medidas para melhorar a performance global do atendimento. Além disso, é uma maneira de reduzir custos e aumentar a margem de lucro.
Qual é o passo a passo de uma informatização laboratorial?
Para o consultor de projetos, é preciso seguir alguns passos para implantar a informatização laboratorial, e são eles, respectivamente:
- conscientizar a gestão laboratorial a respeito da importância da informatização e se dispor a fazer a mudança acontecer;
- quanto maior o comprometimento de todos no laboratório, maior é o sucesso na implementação;
- elencar quais são as dificuldades e vulnerabilidades cotidianas e o que se espera resolver com a informatização;
- realizar uma pesquisa de mercado e acionar potenciais fornecedores;
- selecionar o fornecedor que não tenha apenas a melhor solução sistêmica, mas cuja missão, visão e valores estejam alinhadas com as do laboratório;
- elaborar um projeto de informatização que contemple não apenas as atividades referentes ao sistema de informação, mas também o investimento em infraestrutura, reformas e RH;
- executar o planejado e acompanhar a produção para a melhoria constante.
Qual é a importância do mapeamento dos processos do laboratório para a informatização?
Segundo Olsen Silva, “é fundamental realizar um criterioso mapeamento de processos, para avaliar a aderência do sistema de informação ao fluxo, elencar possíveis gaps (jargão utilizado para definir os pontos onde o sistema pode não atender o processo) e definir quais processos serão total ou parcialmente automatizados ou totalmente manuais”. Ou seja, para que a informatização seja eficiente, é preciso contar com organização — no caso, o mapeamento dos processos.
Quais são as etapas do mapeamento dos processos?
De acordo com o entrevistado, é preciso realizar uma série de reuniões coordenadas. Inicialmente, é feito um brainstorming com a direção do laboratório e lideranças. Em seguida, são realizadas reuniões e entrevistas com os usuários-chave dos processos. Por fim, faz-se o acompanhamento da rotina e operação de cada processo. Desse modo, é gerado um documento de levantamento, que passa por aprovação e revisão por parte da gestão do laboratório.
Qual é a importância do engajamento da equipe do laboratório durante o mapeamento?
O engajamento da equipe do laboratório nesse momento é fundamental para o gerente de projetos. Isso acontece porque, caso o mapeamento não seja feito com o devido envolvimento das partes, a mudança poderá apresentar falhas na operação e, com isso, acarretar problemas críticos para o laboratório.
Logo, é essencial ter em mente que o projeto não é somente de um determinado setor, seja do TI, da Gestão ou de outra área específica, mas do laboratório como um todo, e todos deverão trabalhar em parceria e sinergia.
Quais são os principais desafios e pontos de atenção durante o processo de implantação do sistema?
O gerente de projetos elenca alguns dos principais desafios durante o processo de implantação do sistema, que são:
- manter a equipe do projeto engajada e mobilizada para a execução;
- cumprir o cronograma e os prazos acordados não apenas para as atividades de implantação, mas também para as aquisições e instalações de infraestrutura, contratações, treinamentos etc.;
- manter a gestão do laboratório envolvida e participativa nas reuniões de status, em que é feito o alinhamento das ações e o encaminhamento de pendências;
- minimizar os ruídos gerados por pessoas resistentes à implantação e engajá-las em relação à mudança.
Por que um projeto bem-feito é a garantia do sucesso na implantação do sistema?
O entrevistado afirma que um projeto bem planejado reflete de forma fiel as necessidades de melhoria do laboratório, sendo adequado às condições de implantação do laboratório. Porém, é preciso analisar o gap existente entre o desejo e a realidade, a fim de ter sucesso na inserção do sistema.
Assim, o projeto pode ser considerado eficaz se cumpre o escopo, o prazo e o custo. Qualquer desvio nesses pilares pode gerar insatisfação durante a implementação.
Como a Matrix pode ajudar na informatização laboratorial?
A Matrix é uma empresa especializada em sistemas para Medicina Diagnóstica e conta com um time de especialistas multidisciplinares para o desenvolvimento, a implantação, o suporte e as vendas.
Olsen Silva diz que “a vantagem de um sistema especializado e focado em um nicho de mercado é a maior aderência aos processos e às necessidades desse nicho, além de uma alta capacidade de adaptação, inovação e atualização, conforme as demandas e variáveis que o mercado exige.”
Para a implantação dos projetos, a Matrix utiliza a metodologia mais adequada para a necessidade do cliente. A mais consolidada é baseada no PMBOK do PMI. Para Olsen Silva, “há casos de clientes que não têm uma estrutura ou escritório de projetos ou cujo projeto tem um prazo muito desafiador ou um cenário muito caótico/indefinido. Nesse caso, são aplicados os métodos mais ágeis, como o SCRUM, e as ferramentas acessórias, como Kanban.”
Quais são os diferenciais da Matrix que garantem o sucesso da informatização dos laboratórios?
Olsen Silva diz que “a Matrix não entrega aos clientes apenas um sistema. Ela entrega uma solução”. O entrevistado afirma que os projetos realizados pela empresa contemplam não só a implantação do sistema, mas também uma consultoria que visa a otimização dos processos atrelados aos recursos dele.
Com essas informações, fica mais fácil entender como soluções realmente eficazes podem proporcionar mais segurança, agilidade e aumento da capacidade produtiva nos resultados laboratoriais, não é mesmo? Por isso, é preciso desenvolver um projeto de informatização completo, que garanta sucesso na implantação do sistema.
Para saber mais detalhes sobre a informatização laboratorial, entre em contato conosco. Estamos prontos a ajudar da melhor maneira possível.
