A informatização laboratorial deixou de ser uma prática moderna e passou a ser obrigatória, devido ao volume de informações gerado e aos diversos tipos de serviços que são incorporados frequentemente ao gerenciamento.
Além dessas necessidades, a informatização também otimiza o atendimento, facilita o faturamento dos convênios e gera indicadores que ajudam nas tomadas de decisões pelo gestor, entre outros benefícios.
Consequentemente, os dados, mediante uma alimentação confiável realizada pelos colaboradores, serão precisos e poderão ser utilizados para direcionamento de recursos e melhoria de processos.
Quer saber mais sobre como a informatização laboratorial é importante no contexto laboratorial? Então, não perca as informações que daremos a seguir!
Afinal, o que é informatização laboratorial?
O que outrora se fazia de forma manual — como o preenchimento de cadastros de pacientes, impressão de laudos laboratoriais, liberação de exames, armazenamento físico dos laudos em grandes arquivos, entre outros desafios — atualmente é feito pelos softwares de gestão laboratorial ou LIS (Laboratory Information System). Atualmente, esses softwares possuem um custo muito acessível e os benefícios são inegáveis.
Através dos softwares é possível ter todos os processos organizados e automatizados dentro dos laboratórios, desde o agendamento dos exames, com instruções de preparo definidas pelo responsável, até o envio de mensagens no celular avisando ao paciente que o seu laudo está disponível.
É possível fazer a integração com outros sistemas, para recebimento automático de pedidos de exames e cadastros dos sistemas hospitalares, para envio de informações financeiras para sistemas de ERP etc.
Pensar em um laboratório que ainda se sustenta com rotinas de preenchimento manual de cadastro e pedidos de exames é algo inusitado, pois os riscos de erros são grandes e a facilidade para se adquirir um software é pequena. Podemos afirmar que não existem desvantagens. O valor investido com toda certeza retornará com o aumento dos lucros e da produtividade.
Como funciona a informatização laboratorial?
A informatização laboratorial começa com um levantamento cuidadoso de todos os processos realizados pelo laboratório, onde todos os setores são envolvidos e têm a oportunidade de participação. A implantação do sistema requer a participação dos colaboradores, quanto maior o envolvimento, maior é o sucesso da implantação.
Após esta fase, o Gerente de Projetos (GP) do fornecedor saberá com todos os detalhes o que será implantado de acordo com as necessidades do laboratório, e confeccionará um documento que é apresentado para o laboratório, que por sua vez, deve indicar um profissional para liderar o projeto de informatização. A partir daí, a equipe (composta por pessoas do laboratório e do fornecedor) seguirá um cronograma com todas as etapas detalhadas – seguir o planejamento é fundamental para que não ocorram atrasos. O trabalho de implantação dos sistemas, dura em média 3 meses, dependendo da complexidade e do tamanho do laboratório.
Após toda configuração dos sistemas e cumprimento de todas etapas do cronograma, incluindo o devido treinamento para todos os setores, chega o momento da “entrada em produção” dos sistemas. Durante alguns dias, uma equipe do fornecedor de software permanece no laboratório, apoiando em todas as dúvidas, para garantir que tudo transcorra sem problemas. É importante que o laboratório tenha todo suporte, inclusive 24 h por dia, em casos de laboratórios que funcionem ininterruptamente.
Passado o período da “virada” que dura em torno de uma a duas semanas, ocorre uma transição para as equipes que darão todo suporte necessário. O pós-venda é tão importante quanto todo o processo de implementação, pois os laboratórios, suas rotinas, processos, equipamentos, regras etc., são aprimorados continuamente – portanto, é de suma importância contratar um software que acompanhe a evolução do laboratório. Vamos utilizar a LGPD, por exemplo. A Matrix está se preparando desde que surgiram as primeiras notícias sobre o assunto e hoje possui o processo de proteção de dados definido dentro da empresa, garantindo a segurança e também o atendimento à lei.
Quais são os resultados que a informatização pode gerar?
Listamos abaixo alguns benefícios dessa implantação. Veja!
1. Rastreabilidade
Sem dúvida, um dos principais ganhos é com relação à rastreabilidade. Através de bons sistemas, é possível ter todos os processos rastreados. Ou seja, somente através da informatização, você pode ter informações recuperadas facilmente, sabendo tudo o que acontece com uma amostra, desde o momento em que o paciente chega no laboratório até o momento em que ele retira o seu laudo no site. Além dessas informações sobre a amostra, é possível rastrear todos os colaboradores envolvidos, TAT, logs, instrumentos de automação etc.
2. Agilidade
Todo laboratório ao se informatizar, passa a liberar seus resultados com maior agilidade, pois vários processos manuais e demorados, podem ser automatizados. Laboratórios que utilizam bons sistemas, liberam resultados mais rapidamente ainda. Por quê? Entre outros problemas , um software pode simplesmente travar e demorar para retornar, bem como pode não haver um serviço de suporte de prontidão para socorro imediato. Escolha um bom software, que tenha um bom suporte, que os benefícios serão indiscutíveis.
3. Redução de custos
A implantação de um software para laboratórios inicialmente pode gerar apreensão entre os colaboradores com relação ao uso do sistema e aos impactos na rotina, além de gerar custos iniciais relacionados ao preparo da infraestrutura.
Como o passar do tempo são percebidos resultados em relação à redução dos custos operacionais, como aos que se referem ao retrabalho, por exemplo. Além disso, os colaboradores podem passar a realizar tarefas menos operacionais e mais gerenciais, como consequência, o laboratório pode aumentar a produtividade, sem aumento dos recursos.
Também se observa um tempo menor no faturamento e com isso, um menor tempo no recebimento, com um índice muito menor de glosas.
4. Adequação às normas
O laboratório que conta com um software, deve contar também que ele sempre atenda rapidamente toda legislação, norma ou boas práticas preconizadas no setor, e todas alterações que possam surgir.
Por exemplo, recentemente, foi publicada a portaria 1.792, que obriga todos os laboratórios a notificarem o Ministério da Saúde sobre todos testes diagnóstico para SARS-CoV-2 realizados por laboratórios da rede pública, rede privada, universitários e quaisquer outros, em todo território nacional, através da RNDS (Rede Nacional de Dados em Saúde). A Matrix disponibilizou uma solução para que os seus clientes possam enviar as informações de forma automatizada para a RNDS.
5. Emissão de relatórios gerenciais
Dados e relatórios são essenciais para qualquer negócio. Com a extração de dados dos sistemas, que podem ser visualizados de forma simples em planilhas e gráficos, o gestor tem em mãos as ferramentas necessárias para traçar com precisão todo planejamento do laboratório. O BI ou Business Intelligence gera indicadores e através da análise dos mesmos surgem os insights necessários para a tomada estratégica de decisões.
Entendendo os benefícios em ter um laboratório informatizado, é fundamental saber escolher o fornecedor que supra as necessidades do gestor do laboratório, considerando o rol dos serviços, a capacidade financeira, os recursos humanos e a infraestrutura.
Interessou-se nas funções que a informatização laboratorial pode trazer? Então, não deixe de ler também: Software para laboratórios: o que você precisa saber para escolher o ideal!
