Como muitos gestores sabem, um laboratório hospitalar demanda elevados índices de produtividade. Apesar dessa consciência, é comum encontrar problemas para rastrear dados, disponibilizar resultados online e, até mesmo, preencher campos que poderiam ajudar na rotina do negócio.
Diferentemente dos laboratórios ambulatoriais, os hospitalares requerem prazos mais curtos para a execução das análises das amostras. Afinal, em muitos casos, os médicos dependem dos resultados para aplicar a conduta médica mais adequada e solucionar rapidamente o problema do paciente.
Além disso, um laboratório hospitalar faz um atendimento complexo, cobrindo pacientes de enfermaria, cirurgias, UTI e de pronto atendimento. Nesse contexto, muitos administradores do setor se questionam como conseguir um fluxo operacional fluido e seguro. Se você também anda fazendo essa pergunta, está no lugar certo!
Neste texto, a Coordenadora de Serviços da Matrix, Gisele Ferreira, vai esclarecer várias dúvidas sobre o tema. Quer saber mais? Então acompanhe nosso artigo e descubra como melhorar os processos do seu laboratório hospitalar!
O papel do laboratório hospitalar
O laboratório hospitalar desempenha um papel crucial na saúde, atuando como pilar fundamental para o diagnóstico e tratamento eficaz de pacientes. Sua principal função é realizar uma ampla gama de exames que auxiliam na identificação e monitoramento de doenças, proporcionando informações essenciais para a tomada de decisões clínicas.
Assim, podemos definir que os laboratórios hospitalares são unidades especializadas dentro de hospitais, responsáveis por realizar análises detalhadas de amostras biológicas, como sangue, urina, tecidos e outros fluidos corporais. Esses exames ajudam a detectar doenças, monitorar a progressão de condições crônicas, avaliar a eficácia de tratamentos e prevenir complicações.
Sua principal contribuição é o diagnóstico rápido e preciso de doenças, permitindo intervenções rápidas e tratamentos mais eficazes.
Principais exigências de um laboratório hospitalar
Segundo a Gisele Ferreira, as atividades desse departamento são múltiplas e para cada uma delas é fundamental ter:
- controle;
- organização;
- tecnologia.
“Os laboratórios hospitalares devem seguir as normas definidas pela alta gestão. Isso inclui itens como prazos de entrega, padrão de conduta para coletas, política humana e rapidez na comunicação de resultados críticos e biossegurança”, afirma.
Cumprir essas tarefas com excelência e dentro do prazo são indispensáveis, principalmente por haver vidas em jogo.
Diferenças entre laboratório hospitalar e laboratório ambulatorial
Apesar de terem o mesmo propósito — disponibilizar um diagnóstico a partir das análises das amostras —, desempenham papéis diferentes no sistema de saúde. Entenda abaixo:
- o laboratório hospitalar lida com protocolos médicos de atendimento emergencial, pacientes de pronto-socorro e internados. Assim, trata-se de um público mais vasto e que, geralmente, estão com algum problema de saúde e alterações nos resultados;
- o laboratório ambulatorial trabalha bastante com a medicina preventiva, sem tanta urgência, o que torna a rotina um pouco mais tranquila. O que possibilita que boa parte da rotina seja liberada automaticamente, já que a maioria dos resultados estarão dentro da normalidade.
Para Gisele, a questão “prazo” é decisiva para o laboratório hospitalar: “os laboratórios hospitalares têm prazos de entrega muito mais agressivos. Isso porque, muitas vezes, o resultado do exame é fundamental para a definição da conduta médica”.
Importância de integrar LIS e HIS
A comunicação entre as diversas áreas de um hospital é crucial para a otimização dos processos na unidade médica, permitindo a identificação rápida de falhas e, até mesmo, a prevenção de sua ocorrência. O sucesso do laboratório hospitalar está intrinsecamente ligado à qualidade das informações provenientes de outros setores, começando pelo pedido do médico.
Nesse sentido, é imperativo que o fluxo de comunicação seja ágil, pois, do contrário, o departamento enfrentará atrasos e possíveis inconformidades. Portanto, a integração dos sistemas LIS (Laboratory Information System ou Sistema de Informações Laboratoriais) e HIS (Hospital Information System ou Sistema de Gestão Hospitalar) é essencial para garantir uma operação eficiente e coordenada.
De acordo com a Gisele Ferreira, “hoje, em grande parte dos hospitais, o médico cadastra a requisição médica diretamente no HIS e, por meio de uma integração entre os sistemas, esses pedidos são recebidos no LIS. Assim, a partir do cadastro do pedido médico, o LIS assumirá todo o processo até que a integração devolva o resultado diretamente para o cadastro do paciente no sistema de origem, ou seja, no HIS. É importante salientar que cada sistema HIS trabalha com um processo muito particular e o LIS tem a responsabilidade de se adequar aos diferentes formatos”.
5 pilares para ter processos de qualidade no laboratório hospitalar
Hoje em dia, os processos de qualidade envolvem investimentos tecnológicos em qualquer segmento. Dessa forma, no caso de um laboratório hospitalar, existem alguns pilares essenciais para alcançar o máximo desempenho. Observe!
Proteção de dados
Quando falamos em saúde, a segurança de dados do laboratório é essencial para se manter competitivo no mercado. Afinal, após a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) entrar em vigor, a responsabilidade das empresas que lidam com dados pessoais aumentou significativamente.
Ao mesmo tempo em que exige proteção para seus registros, o cliente (paciente ou médico) demanda rapidez e eficiência na entrega dos exames. Assim, é importante ter toda retaguarda de um setor de TI (Tecnologia da Informação) que esteja de prontidão 24 horas por dia, bem como ter o suporte dos fornecedores — tanto do HIS quanto do LIS, pois os sistemas não podem parar.
Rastreabilidade
Uma robusta rastreabilidade também é indispensável para processos laboratoriais. Isso é importante para atender as exigências regulatórias e os softwares são capazes de mostrar o histórico dos processos que acontecem com cada amostra, dando mais tranquilidade para o responsável pelo serviço.
Logística para as amostras
É importante contar com ajuda da tecnologia para acompanhar os trajetos das amostras, até mesmo quando elas são encaminhadas para laboratórios de apoio fora do hospital ou para outras unidades do mesmo laboratório.
Dessa forma, é possível saber onde está cada amostra, o horário em que ela seguiu para outro local, o horário que chegou, as condições que chegou, entre outras informações relevantes para ter controle sobre elas.
Otimização e padronização dos processos (POP)
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) ou Instruções de Trabalho (ITs) são ferramentas utilizadas para medir, aprimorar e padronizar os métodos e processos laboratoriais, garantindo que o laboratório execute suas tarefas com precisão e consistência.
Controle de qualidade laboratorial
O controle de qualidade laboratorial contribui na identificação, avaliação, minimização e correção de possíveis falhas no processo analítico do laboratório. Isso aumenta a confiabilidade e precisão dos resultados dos exames.
Esse processo também é um requisito da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), conforme especificado na Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) 302/2005.
Impacto da Tecnologia nos Laboratórios Hospitalares
A tecnologia tem revolucionado os laboratórios hospitalares de diversas maneiras. A automação de processos e a integração de sistemas são algumas das facilidades que têm otimizado a gestão e a execução dos exames, reduzindo erros humanos e aumentando a confiabilidade dos resultados.
Portanto, os principais benefícios são;
- automação: a introdução de equipamentos automatizados permite a realização de testes de maneira mais rápida e precisa. Sistemas automatizados podem processar um grande volume de amostras em menos tempo, o que é essencial em ambientes hospitalares onde a demanda por exames é alta;
- integração de sistemas: sistemas de gestão laboratorial (LIS) integrados aos prontuários eletrônicos dos pacientes facilitam a troca de informações entre diferentes departamentos do hospital. Isso garante que os resultados dos exames sejam prontamente acessíveis aos médicos, acelerando o processo de diagnóstico e tratamento.
Por que investir em um sistema de gestão laboratorial?
Em geral, os laboratórios hospitalares já possuem um sistema de gestão. Porém, é válido analisar o que o mercado oferece em termos de softwares de empresas especializadas no setor da medicina diagnóstica, afinal, os laboratórios necessitam de soluções mais completas e que entendam suas necessidades.
“O empreendedor sabe que, para crescer, é necessário investir. Nesse sentido, ao adquirir um sistema de gestão laboratorial, o estabelecimento terá mudanças significativas nas áreas organizacional e financeira. Isso ocorre por meio da automatização de grande parte de seus processos. Como resultado, a unidade estará preparada para absorver novos clientes”, explica a Coordenadora de Serviços da Matrix. Desse modo, os softwares de gestão laboratorial têm desempenhado um papel crucial na modernização dos laboratórios hospitalares.
Além disso, todos os pilares essenciais para uma boa gestão em análises clínicas podem ser supridos por meio das soluções Matrix. “Os benefícios incluem ainda rastreabilidade, automação dos processos, agilidade na entrega de resultados e, principalmente, controle de todos os processos”, afirma a Gisele Ferreira.
Como escolher um software para o seu laboratório hospitalar?
Para Gisele, a capacidade de adequação deve ser uma das prioridades ao buscar por um software de qualidade e que consiga melhorar os processos do laboratório hospitalar.
Ainda, “a tomada de decisão não é simples, visto que haverá investimento financeiro. Por essa razão, a solução proposta deverá ser aderente aos processos do laboratório contratante”, afirma.
Também é essencial considerar a experiência da fornecedora do sistema em atender os laboratórios e suas demandas específicas: “é preciso que a fornecedora tenha credibilidade no mercado de diagnóstico, que ofereça processos disponíveis nos softwares, estabilidade nos sistemas, um excelente serviço de suporte e que tenha soluções especializadas em medicina diagnóstica” afirma.
Os diferenciais da Matrix como fornecedora dessa tecnologia
A Matrix é uma empresa especializada em sistemas para Medicina Diagnóstica com posição consolidada no mercado, sendo reconhecida em todo o Brasil pela qualidade de suas soluções.
O foco da Matrix é fornecer soluções que promovam o desenvolvimento contínuo dos clientes, contribuindo para o seu crescimento e sucesso. São disponibilizados:
- softwares qualificados para gerir todos os processos de análises clínicas hospitalares, desde rotinas simples até as mais complexas;
- integrações com os principais HIS do mercado e novas integrações podem ser realizadas;
- drivers de comunicação com equipamentos de todos os fabricantes que atuam no mercado nacional.
A Matrix possui um rol de soluções altamente abrangente, como explica a coordenadora Gisele Ferreira: “oferecemos soluções completas para todos os processos de um laboratório hospitalar: recepção, coleta, logística de amostras, gestão dos processos de execução do exame, liberação clínica, entrega de laudos etc. Por fim, temos também soluções que visam a gestão dos dados, como a utilização do Business Intelligence (BI)”, revela.
A seguir, conheça os produtos e serviços da Matrix!
Matrix Diagnosis
A ferramenta Matrix Diagnosis é um LIS veloz, estável e parametrizável ao porte e às demandas de qualquer operação e de qualquer porte. Além disso, são disponibilizadas várias versões ao longo do ano, com novas funcionalidades e melhorias.
Matrix Connect
O Matrix Connect faz o interfaceamento de analisadores e a gestão da produção do laboratório, podendo ser conectado a qualquer LIS. Assim, seu objetivo é contribuir na redução dos custos, potencialização da segurança e aumento da produtividade das atividades laboratoriais.
Novo Matrix QC
Já o novo Matrix QC possibilita centralizar a gestão do controle interno da qualidade, com interfaceamento dos resultados e podendo ser integrado a qualquer software de interfaceamento de modo automático e padronizado. Este módulo foi totalmente reformulado e está com um novo layout e novas funcionalidades exclusivas, desenvolvidas a pedido dos mais exigentes gestores da qualidade.
Matrix Net
Esse sistema permite que pacientes e médicos tenham acesso rápido e seguro aos resultados. Também pode ser interligado ao site da instituição.
Matrix Portal
Ideal para os laboratórios que prestam serviço de apoio, essa interface web possibilita cadastrar pedidos de exames e monitorar o status dessas análises, receber os laudos ou arquivos dos resultados, consultar instruções de coleta e muito mais.
Matrix BI
Por sua vez, o Matrix BI é uma ferramenta de Business Intelligence, desenhada para laboratórios que utilizam dados oriundos do Matrix Diagnosis. Assim, esse software possibilita coletar, armazenar e interpretar informações cruciais para a performance financeira e operacional. Desse modo, é um suporte valioso para a tomada de decisões estratégicas.
Matrix Workflow
Essa solução contribui no gerenciamento de todo o fluxo de amostras, desde a sua chegada à área técnica até seu armazenamento em câmaras frias. Também é possível integrá-la aos mais variados dispositivos pré e pós-analíticos, além de possibilitar a administração precisa do arquivamento e descarte de material biológico.
Nos laboratórios hospitalares, a agilidade é fundamental devido à necessidade de ter o laudo médico com maior rapidez. Assim, a tecnologia é uma grande aliada para alcançar esse objetivo, e a Matrix oferece softwares de qualidade que desempenham um papel crucial nesse contexto.
Nossa qualidade não se limita apenas à agilidade, mas também se destaca pela avançada tecnologia incorporada em seus produtos e serviços, aumentando a confiabilidade necessária em ambientes hospitalares.
Alcance a máxima performance do seu laboratório com as soluções da Matrix. Entre em contato com nossos especialistas e inicie a jornada para impulsionar os resultados do seu laboratório hospitalar.
