O Matrix BI é um software muito fácil de se trabalhar, especialmente porque a sua interpretação é feita intuitivamente, onde se consideram os gráficos e os indicadores apresentados.
O sistema ajuda a impulsionar a gestão laboratorial, oferecendo informações claras e precisas sobre o funcionamento do local em seu dia a dia. Com isso, as tomadas de decisões podem ser feitas com mais praticidade e de forma mais certeira, com base em indicadores.
Entre algumas sugestões de uso, por exemplo, é possível identificar o horário de maior demanda no laboratório e organizar estrategicamente a atuação dos colaboradores. Consequentemente, os pacientes terão uma melhor experiência.
Para saber mais sobre a Matrix BI, continue a leitura deste texto, produzido com base em uma entrevista realizada com o Luciano Fernandes, Analista de BI da Matrix.
O que é um sistema de BI (Business Intelligence) de modo geral?
Simplificadamente, o BI tem como benefício o dinamismo com que as informações são disponibilizadas aos gestores para uma rápida e eficiente tomada de decisão. Para isso, a sua proposta é unificar dados oriundos de diferentes áreas e transformá-los em informações essenciais para o planejamento de estratégias.
A solução de BI da Matrix é robusta e oferece aos clientes visibilidade, agilidade e, acima de tudo, confiabilidade diante dos dados fornecidos pelo LIS (Laboratory Information System).
Com o uso do Matrix BI nos laboratórios, pode-se promover o acesso veloz e preciso de vários dados cruciais para a otimização dos serviços, a fim de melhorar e otimizar processos na gestão no atendimento ao cliente.
Como funciona o Matrix BI?
O Matrix BI é responsável por coletar informações cotidianas de tudo o que é feito pelo LIS, como datas, horas, quantitativos, tempos entre ações etc. Em seguida, o sistema para laboratório converte essas informações em dados moldados e organizados para uma ótima visibilidade.
Desse modo, os usuários do Matrix BI contam com a possibilidade de ter um melhor entendimento de sua organização, visualizando de modo fácil um panorama da performance da empresa e de sua produtividade.
Isso tudo é feito por meio da centralização de informações, do acompanhamento da qualidade do serviço oferecido e da visibilidade de métricas financeiras, como rentabilidade e lucratividade. Por meio de um BI o gestor pode comparar, por exemplo, as produções de várias unidades distintas de um só local.
Para quem o Matrix BI é destinado?
O Matrix BI é destinado aos administradores de laboratórios de todos os tipos (ambulatorial, hospitalar, de apoio, privado ou público) que utilizam o LIS da Matrix (Diagnosis), e que desejam obter toda gama de indicadores que possam oferecer novas visões sobre o negócio, dando segurança no planejamento de ações futuras.
Como o Matrix BI pode ser utilizado no laboratório?
A solução Matrix BI é utilizada para obtenção de indicadores diários, quantitativos, como os TATs (Turn Around Time), ou percentuais, como recoletas, laudos retificados, laudos entregues e resultados críticos. Com o BI é possível ter uma visão geral do laboratório.
Vale destacar que o BI não foi concebido para entregar dados em tempo real, seja o BI da Matrix ou de qualquer outra empresa. Para painéis em tempo real, a Matrix conta com outras soluções, como ferramentas que demonstram as métricas e os indicadores mais relevantes, para tomadas de ações imediatas, como no caso de resultados atrasados.
O BI lida com os dados dos últimos meses até os do dia anterior, pois é voltado para a gestão estratégica. A vantagem desse funcionamento é que os dados são exportados durante a madrugada, fazendo com que as informações estejam atualizadas no dia seguinte. Com isso, a infraestrutura da gestão não sofre sobrecarga.
Quais os principais benefícios do Matrix BI
O Matrix BI oferece diversos benefícios para os laboratórios que desejam otimizar suas operações e melhorar o atendimento. Entre os principais, destacam-se:
- centralização de dados: todos os dados do laboratório ficam centralizados e disponíveis em uma única plataforma, permitindo uma visão holística das operações;
- acesso a indicadores específicos: a ferramenta possibilita o acompanhamento de métricas essenciais para o laboratório, como TATs e produtividade por colaborador;
- análise do perfil do cliente: através do BI, o laboratório consegue entender melhor o perfil de seu público, identificando características e comportamentos dos pacientes;
- tomada de decisão baseada em dados: com informações detalhadas e organizadas, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas e estratégicas, corrigindo problemas e aproveitando oportunidades;
- otimização dos processos: com o Matrix BI, é possível detectar gargalos e identificar áreas de melhoria, como ajustar o horário de maior demanda para otimizar a operação;
- mapeamento da jornada do negócio: com o BI, o gestor consegue visualizar o status atual do laboratório e planejar os próximos passos, estabelecendo metas e visualizando de forma clara o caminho para alcançar os objetivos;
- avaliação de desempenho da equipe: através do bi, é possível monitorar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores, proporcionando uma avaliação mais justa e detalhada que auxilia no desenvolvimento de cada profissional e no aprimoramento da equipe como um todo.
Quais são as principais métricas e dados que podem ser acompanhadas no Matrix BI?
As possibilidades são inumeráveis, citando alguns exemplos, o Matrix BI pode ser utilizado para medir tempos, como:
- o tempo em que um exame demorou para ser liberado;
- o tempo que um paciente ficou esperando na recepção, no guichê ou na coleta e, com isso, também o tempo total de permanência do paciente no local;
- o tempo que a amostra levou para chegar até a área técnica e ser processada, liberada e seu laudo visualizado pelo paciente;
- o percentual de recoletas, de laudos retificados e de entrega de exames fora do prazo;
- a produção de cada unidade;
- a produtividade de cada colaborador dentre outras dezenas de indicadores e TATs disponíveis;
- a geolocalização, o que permite saber de onde (estado, cidade, bairro e rua) se originam seus pacientes.
Com o uso do Matrix BI, consegue-se plotar no mapa quais são as áreas de maior incidência de um determinado exame. No cenário recente que tivemos, por exemplo, na pandemia de COVID, pode-se constatar as áreas de maior incidência de exames.
Como os laboratórios podem atuar de modo a otimizar sua operação com o Matrix BI?
O Matrix BI fornece dados confiáveis que possibilitam a otimização das rotinas dos laboratórios, tornando-as mais eficientes, precisas e livres de qualquer ocorrência que possa afetar negativamente a qualidade das entregas e do atendimento aos pacientes.
Além disso, ele identifica tendências e informações sobre o comportamento de seus pacientes, o que possibilita ações de marketing eficientes e certeiras. Assim, trazendo muitas vantagens para o bom funcionamento do negócio da área da saúde.
Como os dados do Matrix BI podem ser usados para melhorar o atendimento ao paciente?
O Matrix BI oferece ferramentas poderosas para transformar dados brutos em insights estratégicos que impactam diretamente o atendimento ao paciente e as análises preditivas:
- melhoria no atendimento ao paciente: o sistema permite acompanhar tempos de espera, taxa de recoletas e a qualidade dos serviços, possibilitando ajustes operacionais para uma experiência mais satisfatória;
- análise de tendências: através de gráficos e relatórios, o laboratório consegue identificar padrões, como aumento na procura de determinados exames, e preparar-se com antecedência;
- projeções baseadas em dados históricos: o Matrix BI facilita o uso de dados históricos para prever comportamentos futuros, o que é essencial para o planejamento de recursos e definição de estratégias de crescimento.
Esses insights gerados ajudam o laboratório a aprimorar seu atendimento e, ao mesmo tempo, posicionam o negócio de maneira estratégica para o futuro.
Como funciona a implementação do Matrix BI?
A implementação requer uma consultoria que consiste em três etapas:
- inicialmente, identificam-se os indicadores de desempenho que já existem no laboratório;
- em seguida, as informações colhidas são analisadas e, com isso, define-se um plano de ação para ajustes das métricas do Matrix BI de acordo com as necessidades do laboratório;
- por fim, definem-se as metas e faz-se o acompanhamento do projeto.
Há a possibilidade de contratação na nuvem?
Os servidores ficam alocados no próprio cliente ou ele tem a opção de fazer a contratação de instalação na nuvem. A aplicação, seja local ou na nuvem, oferece os mesmos recursos e a opção mais adequada pode ser decidida em conjunto durante a fase de contratação.
Quais são os diferenciais de mercado do Matrix BI?
Os diferenciais de mercado do Matrix BI são:
- TATs e indicadores voltados exclusivamente para a área laboratorial;
- total integração com todas as áreas (atendimento, técnica, administrativa, marketing e financeiro);
- solução própria utilizando o que existe de mais moderno no mercado.
Com essas informações, pode-se compreender como a atuação do Matrix BI pode garantir o bom funcionamento de um laboratório. Com o sistema, tanto a gestão laboratorial, quanto o atendimento ao cliente serão otimizados.
Caso tenha ficado alguma dúvida, entre em contato com a gente, e agende uma apresentação. Estamos sempre dispostos a ajudar da melhor maneira possível para atender a sua necessidade!
