Contar com um bom sistema para laboratórios de análises clínicas é essencial para a produtividade e eficiência do negócio. Isso porque as atividades englobam diversos processos, como agendamento de exames, coleta e análise, emissão dos resultados, pagamento de contas, entre outros processos que podem ser automatizados.
Além da otimização e simplificação das tarefas do dia a dia realizadas manualmente, por meio de um sistema é possível integrar vários processos em único local, evitando erros que podem prejudicar o pleno funcionamento do laboratório.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar como um sistema para laboratório de análises clínicas funciona, suas vantagens e demais questões importantes sobre o assunto. Veja!
Como funciona um sistema para laboratórios de análises clínicas?
O LIS (Laboratory Information System) é o coração do laboratório, todos os processos relacionados à atividade passam por ele, desde o agendamento dos exames até a entrega dos laudos.
Por intermédio da informatização e da padronização dos procedimentos realizados, o laboratório ganha em eficiência, além de gerar facilidade de acesso ao histórico dos pacientes, agilidade no atendimento e emissão de laudos, o qual se produzidos de forma manual, aumentam as possibilidades de erros.
Como um bom sistema colabora para a redução de erros?
Um bom sistema para laboratórios de análises clínicas é desenvolvido com diversas funcionalidades que contribuem diretamente para a redução de erros nos processos. Veja, a seguir, as principais!
Automatização
Se o seu laboratório atende conveniados, por exemplo, o software sabe exatamente quais exames são cobertos por cada convênio e plano, faz autorização automática para os exames que requerem esse procedimento, e pede o preenchimento de todos os campos solicitados de acordo com cada convênio para que não haja glosas.
Caso o seu laboratório seja público, o LIS se integra a sistemas, como o SIGA, AGHU etc., trazendo automaticamente os pedidos de exames e devolvendo os laudos para o sistema de origem.
Assim, a automação laboratorial é a forma mais eficiente de ganhar agilidade e confiabilidade. Um sistema pode executar, em poucos minutos, o que antes demorava um tempo precioso e oneroso em processos manuais.
Diversos são os impactos da automatização, independentemente da fase produtiva do laboratório, seja no momento de realizar o cadastro dos clientes, na realização da coleta de amostras ou na distribuição para os responsáveis pela análise.
Gestão da produtividade em todas as áreas
Os sistemas costumam ter diversos módulos. Uma suíte completa costuma ter o:
- LIS;
- interfaceamento e gestão da produção;
- controle de qualidade;
- workflow;
- BI (Business Intelligence.
Com um bom LIS e um interfaceamento, é possível ganhar muito na sua produção, e os gestores já podem acompanhar a performance de cada departamento.
Entre as informações que podem ser averiguadas e geridas, podemos citar todos os TAT (Turn Around Time), como tempo de espera nas filas da recepção, tempo desde a chegada do paciente até o atendimento na recepção, tempo da recepção até a coleta e tempo da coleta até a liberação do laudo. Ou seja, tudo o que é feito em um sistema fica registrado — com hora, data e usuário.
Inúmeros outros dados possibilitam identificar erros e problemas, permitindo melhorias de processos e prevenção de problemas.
Na área técnica, o gestor terá acesso a toda a sua produção, sabendo quantos exames estão sendo processados, quantos foram liberados dentro do prazo, quantos estão atrasados etc. Além disso, os históricos de todos os pacientes ficam à disposição para consulta, viabilizando uma liberação de resultados mais segura. Os laudos liberados contam com uma inteligência que evita fraudes posteriores, dando mais segurança para o laboratório, e é possível averiguar quando o laudo foi retirado na internet.
Os sistemas também facilitam a gestão do laboratório, ao mesmo tempo que garantem alta rastreabilidade. As possibilidades são muitas e os sistemas devem estar preparados para atendê-los.
Integração com sistemas externos
Outra grande vantagem é a possibilidade de integração com outros sistemas, que pode ocorrer entre as várias ferramentas utilizadas. Com isso, a comunicação e a troca de dados ficam muito mais eficientes, permitindo um ganho precioso de tempo.
O sistema laboratorial pode se integrar a vários outros, sendo que os mais comuns são os sistemas hospitalares, sistemas de prontuários eletrônicos e sistemas financeiros (ERP).
Exemplificando, num laboratório hospitalar, o LIS recebe automaticamente o cadastro dos pacientes e os pedidos de exames que estão no HIS (Hospital Information System), dessa forma, não há necessidade de digitação dessas informações no laboratório, agilizando o processo e evitando erros. Quando o laudo é liberado, automaticamente ele é disponibilizado no HIS, para o setor solicitante.
Monitoramento dos processos
Só monitorando seus processos é que você saberá onde estão os pontos fortes e fracos do seu negócio, aumentando a qualidade dos serviços disponibilizados pelo estabelecimento. Monitorar sem o auxílio de um software é uma tarefa praticamente impossível.
Principais vantagens de contar com um sistema para laboratórios de análises clínicas
Mais do que apenas proporcionar comodidades, a tecnologia da informação é hoje em dia uma ferramenta crucial para a sobrevivência de qualquer negócio. Veja alguns benefícios que ela leva para os laboratórios.
Acompanhamento em tempo real da produção
Com a automatização, é possível monitorar os processos em tempo real, permitindo ajustes imediatos e identificação de falhas, o que garante uma melhor eficiência operacional.
Disponibilização imediata dos resultados para os médicos
Ao utilizar um sistema para laboratório, os médicos e clínicas podem acessar facilmente os resultados dos pacientes, compará-los com dados anteriores e até gerar gráficos, agilizando diagnósticos e melhorando a qualidade da assistência médica.
Confiabilidade e rastreabilidade dos processos
O LIS assegura a confiabilidade e a rastreabilidade de todos os processos laboratoriais, garantindo a precisão dos resultados, a agilidade e a conformidade com normas reguladoras.
Centralização das informações em um único lugar
Ao concentrar todos os dados em um único local, o sistema laboratorial simplifica o acesso a dados relevantes, proporcionando uma visão mais clara e estratégica para a tomada de decisões. Além disso, fortalece a segurança das informações ao consolidá-los em um ambiente controlado.
Otimização do atendimento aos clientes
Evitar erros, atrasos e a falta de informações é crucial. O LIS otimiza o atendimento ao paciente, promovendo uma experiência mais eficiente e satisfatória.
Interação entre os diferentes setores
Uma comunicação fluida entre setores diversos agiliza a detecção de falhas, o que, por sua vez, favorece decisões mais ágeis e precisas.
Ferramenta indispensável para as certificações
No contexto das certificações e acreditações, um sistema se torna uma ferramenta indispensável para fornecer dados precisos e demonstrar conformidade com os padrões exigidos pelas regulamentações.
Redução de erros
Laboratórios informatizados são menos suscetíveis a equívocos humanos, causados pela realização manual dos processos, assegurando a consistência e segurança dos resultados. Além disso, a implementação de verificações automatizadas e algoritmos específicos contribuem para a detecção precoce de possíveis falhas, aumentando a confiabilidade dos resultados gerados.
Otimização de tempo e recursos
A automatização de processos agiliza tarefas que, de outra forma, consumiriam considerável tempo, permitindo que os profissionais do laboratório concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas.
Escalabilidade do Laboratório
Os melhores sistemas de gestão laboratorial permitem a escalabilidade do laboratório, possibilitando a expansão eficiente de infraestrutura e recursos conforme necessários. Sistemas escaláveis podem lidar com volumes crescentes de dados e análises sem comprometer a eficiência, garantindo que o laboratório esteja preparado para enfrentar desafios futuros, sem a necessidade de troca de solução.
4 passos para escolher o sistema para laboratórios de análises clínicas ideal
1. Mapeie as necessidades do laboratório
É essencial ter uma compreensão clara das dificuldades enfrentadas e do contexto atual do seu laboratório. Com base nesses insights, o fornecedor estará apto a propor as funcionalidades mais adequadas para atender às especificidades do seu laboratório.
2. Considere alternativas flexíveis ao escolher um software
Um sistema que fornece um pacote fechado pode restringir a adaptação do programa ao seu laboratório. Portanto, ao aprender como escolher um software para laboratório de análises clínicas, é crucial avaliar a flexibilidade das opções disponíveis.
Para alcançar uma eficiente gestão no laboratório, a solução eleita deve ir de encontro às necessidades do laboratório.
3. Escolha funcionalidades e recursos adequados para o seu laboratório
Após identificar fornecedores que oferecem opções amplamente configuráveis para o seu laboratório, o gestor deve tomar decisões sobre as funcionalidades mais apropriadas para o ambiente laboratorial. É crucial prestar atenção à interface e ao design do programa, visando facilitar a aprendizagem da equipe e a otimização das operações.
4. Analise a reputação e o suporte dos fornecedores
Ao definir um sistema para o laboratório, o responsável por essa operação deve tomar uma decisão que seja benéfica a longo prazo. Isso envolve escolher um fornecedor com sólida reputação e suporte técnico eficiente, afinal, a eficácia da solução em aprimorar o desempenho das atividades está diretamente ligada ao funcionamento adequado do sistema.
Como vimos, diversas são as vantagens de um sistema para laboratórios de análises clínicas. Por isso, sua implementação é fundamental para tornar os processos mais eficientes, seguros e produtivos. No entanto, para usufruir de todos esses benefícios, é importante contar com uma empresa de confiança e com experiência no mercado, que disponibilize a solução mais adequada conforme as características do negócio, como a Matrix.
Agora que você entende a importância dessa solução, tire todas as dúvidas com um de nossos consultores especializados e peça uma apresentação do nosso sistema. Entre em contato conosco e impulsione a automatização do seu laboratório.
