Você sente dificuldades em levantar informações e indicadores? A elevada concorrência na Medicina Diagnóstica te preocupa? Você se sente desamparado ao precisar de suporte? Se você se identifica com esses questionamentos, provavelmente chegou a hora de trocar o software para laboratório de análises clínicas!
Na realidade, a tecnologia é um dos pilares da gestão laboratorial. Nesse contexto, preste atenção em alguns sinais no dia a dia que podem revelar que o momento de dar um salto tecnológico é agora. Falhas recorrentes, lentidão do suporte técnico e demora ou erros nas atualizações, dão boas pistas de que algo na plataforma atual não vai bem. Mais uma evidência de que talvez o programa deva ser substituído é quando há insegurança sobre a plena compatibilidade com a legislação vigente.
Você tem dúvidas se deve mudar de solução tecnológica? Então acompanhe neste post algumas ponderações valiosas da Gerente de Relacionamento e Soluções da Matrix, Carla Ione, sobre o assunto. Confira!
Quando trocar o sistema do seu laboratório?
Abaixo, confira 8 motivos para você trocar o seu software para laboratório de análises clínicas.
1. Ferramenta com processos excessivamente onerosos
Se o atual sistema não consegue melhorar as operações do laboratório, será preciso encontrar novas ferramentas para suprir essa deficiência. Em outras palavras, um programa de TI aquém das demandas, costuma gerar prejuízos.
Por essa razão, reflita se o investimento atual tem mesmo trazido recompensas, ainda que o custo dele seja baixo. Veja a seguir o que a gerente de Relacionamento da Matrix tem a dizer sobre o assunto:
“Se você tiver um sistema eficiente, é possível absorver as melhorias com baixo impacto. Caso o sistema não absorva todas as melhorias necessárias ao processo, você precisará implementar rotinas manuais que supram as carências da ferramenta. Isso sobrecarrega a equipe, seu desempenho e, consequentemente, a satisfação dos clientes”, comenta Carla Ione.
A profissional recomenda que a empresa mantenha constantemente o hábito de identificar pontos de aperfeiçoamento em suas ferramentas de TI. “Conheça os detalhes dos seus processos e mapeie como as atividades estão sendo realizadas. Questione velhos hábitos, abra a mente e identifique possíveis pontos de aperfeiçoamento, considere mitigar erros/falhas, aumentar a qualidade para garantir a satisfação do cliente, e diminuir tempo da atividade sem prejuízo do atributo para garantir a integridade da equipe!”, aconselha a especialista, que possui uma vasta experiência no setor de projetos/suporte da empresa.
2. Ausência de recursos que garantam a competitividade de mercado
Um software para laboratório de análises clínicas deve entregar vantagens consistentes a fim de enfrentar a concorrência. Ou seja, ele deve proporcionar inovações que vão impactar na tomada de decisão gerencial de forma interativa e proativa. Verifique se o seu sistema atual oferece esses benefícios.
Apesar de tantos pontos a favor da troca de software, a decisão pode ser difícil, pois são muitas as alternativas no mercado, com diferentes promessas, que nem sempre se cumprem. Essa vastidão de opções pode confundir um pouco os gestores dos laboratórios no momento da escolha.
Dessa forma, é necessário investir tempo e estudo para encontrar uma plataforma que de fato permita aumento de produtividade e satisfação aos envolvidos.
“Escolher a ferramenta certa exige paciência, esforço e conhecimento. Foque no programa que é aderente ao seu negócio, nas suas necessidades e no seu crescimento, com isso, o software te trará benefícios operacionais, como: controle dos fluxos, agilidade na execução das atividades, rastreabilidade dos processos, entre outros”, afirma Carla Ione.
3. Sistema para laboratório de análises clínicas com baixa automação
A informatização laboratorial precisa ser completa. Quando algumas ou muitas operações não rodam na sua ferramenta, é provável que tenha chegado a hora de substituí-la.
“Por que não fazer mais e melhor com menos? Se você possui uma plataforma que não provê automação de qualidade, você perderá todo o potencial que um software de excelência pode te proporcionar”, diz a especialista da Matrix.
Com a automação, entre outros benefícios, você ganha:
- aumento da produtividade por meio da diminuição do tempo de entrega dos resultados, por exemplo, a plataforma faz os cálculos dos exames;
- aumento da qualidade com a eliminação de erros, como através de scripts para bloqueio de resultados a serem verificados;
- redução de custos com reagentes, tal como evitando a repetição de exames com base no Delta Check do paciente;
- cumprimento das normas do setor, por exemplo, através de laudos com retificações automáticas e sinalizadas;
- diminuição de retrabalho, pois as informações comuns aos sistemas são transacionadas entre HIS (Hospital Information System ou Sistema de informação Hospitalar) e LIS (Laboratory Information System ou Sistema de Informação Laboratorial) através de softwares integrados;
- agilidade na emissão de laudos, já que estes podem ser liberados automaticamente após passarem por script de liberação e com disponibilização na WEB imediatamente após a sua liberação;
- rastreabilidade com histórico de uso da ferramenta, por exemplo, é possível controlar o reagente dos exames, fazer o rastreamento dos lotes executados e recuperar todos os eventos em torno dos colaboradores. Todas as informações exigidas nas acreditações devem existir nos sistemas;
- gestão de indicadores, com possibilidade de extração de dados, médias, tempos de atendimento etc.
4. Equipe de suporte lenta e pouco disponível
Mais uma razão que pode indicar o momento propício para migrar o seu software laboratorial, é um suporte técnico a desejar. Aliás, o atendimento, o suporte e o relacionamento são peças-chave na contratação de uma plataforma. Fique atento a este item, pois você necessitará do suporte somente após a contratação e implantação da solução, ou seja, se o suporte for ineficiente, pode ser tarde demais para arrependimentos.
Segundo a especialista da Matrix, esse setor é uma das principais portas de entrada de um fornecedor de tecnologia. “As empresas não podem garantir que um software nunca apresentará problemas, mas é importante que em todos os momentos necessários, o fornecedor esteja pronto para proporcionar um atendimento ágil, com foco na solução e restabelecimento rápido da normalidade. Um bom provedor de sistema está constantemente preocupado com esse fluxo, é o meio pelo qual o cliente se comunica. Ou seja, ele deve se preocupar constantemente com a experiência positiva do cliente, mesmo que o momento seja de problemas”, afirma Carla Ione.
5. Análise de dados precária ou inexistente
É sabido que o planejamento estratégico prepara seu laboratório visando o futuro e o torna mais competitivo, aumentando suas chances de expansão. Empresas preparadas possuem custos mais baixos, conhecem bem as dificuldades, possuem clientes fiéis e conseguem se adaptar às crises causadas pelo ambiente externo, como uma pandemia.
A empresa que possui rotinas de extração e análise de dados, está no caminho certo para saber seu custo, sua receita, e também conhecer onde estão as falhas do processo e suas dificuldades. Dados se transformam em informações, que se transformam em resultados efetivos para seu laboratório. Como extrair elementos precisos se o seu software não permite isso?
O sistema de laboratório é uma das peças-chave para manter seu negócio sólido. Colaboradores, gestores e clientes contam diariamente com as ferramentas para desenvoltura dos trabalhos, então analise se a ferramenta:
- tem baixa ocorrência de falhas e oferece um suporte técnico de qualidade e sempre disponível;
- possui plano de atualizações e se mantem conforme a legislação vigente;
- oferece ferramentas que mitigam os processos manuais e paralelos, e possibilita a extração de dados para controle gerencial e planejamento estratégico;
- suporte um aumento de volume sem queda no desempenho. Outra variável a ser considerada é a questão financeira, mas desconfie de implantações e mensalidades com valores muito abaixo do que a média do mercado.
“Lembre-se que você NÃO está comprando uma “geladeira” que é concreta e quando ela chega na sua casa não há surpresas. Ao escolher um sistema, você está comprando algo abstrato, você está comprando um sonho, sonho de resolver problemas, sonho de ter processos controlados e rastreados, sonho de crescer, dê importância as relações de confiança”, completa Carla.
É importante que o gestor tenha uma visão panorâmica de todos os problemas dos laboratórios, tornando as soluções passíveis de serem executadas. Aliás, a gestão de dados influencia diretamente no crescimento, na estagnação e até mesmo no mau desempenho do laboratório.
6. Incompatibilidade com crescimento e novas demandas
Mais um motivo para trocar um software é quando ele não atende às expectativas de expansão. A fim de evitar que isso aconteça, o ideal é escolher um fornecedor experiente e estável, que tenha um produto que suporte a expansão, até mesmo para agregar uma filial dentro de um hospital ou para ser um laboratório de apoio na região, por exemplo.
“A solução precisa ser aderente ao seu laboratório e atender as expectativas para o qual foi contratado, resolvendo/solucionando seus problemas. Com o passar do tempo, novas oportunidades surgem, como: novos negócios, crescimento no volume de exames, novas tecnologias, e com surgimento dessas oportunidades é importante que o sistema acompanhe esse dinamismo”, opina.
Destacando que ao se contratar uma solução, além de checar se as necessidades atuais são atendidas, deve-se checar também se ela atende a um cenário futuro.
7. Falta de compliance e segurança de dados
Na indústria de saúde, a segurança e a privacidade dos dados do paciente são prioridades inegociáveis. Assim, cumprir as regulamentações de segurança e privacidade de dados é essencial para garantir a confiança dos pacientes e o cumprimento das leis e padrões do setor. Um dos maiores desafios enfrentados pelos laboratórios de análises clínicas é garantir que seu software atenda a esses rigorosos requisitos de conformidade.
O uso de um software desatualizado representa sérios riscos para a segurança e a conformidade, e sistemas obsoletos podem ser vulneráveis a ataques cibernéticos e violações de dados, colocando em risco informações sensíveis dos pacientes. Além disso, a plataforma pode não estar alinhada com as últimas regulamentações e padrões de segurança, expondo o laboratório a penalidades legais e danos à reputação.
Por isso, a migração para uma ferramenta que ofereça recursos avançados de segurança e conformidade é fundamental para proteger os dados do paciente e manter a conformidade regulatória.
8. Insatisfação dos pacientes
A insatisfação dos clientes e dos usuários internos com a experiência do software pode ser um indicador claro de que é hora de considerar uma mudança. Quando os profissionais de laboratório encontram dificuldades na utilização da plataforma, há um impacto negativo na sua eficiência e na qualidade do serviço prestado aos pacientes.
Adotar um sistema mais intuitivo, fácil de usar e personalizável, oferece uma série de vantagens, pois, além de aumentar a satisfação do usuário, também melhora os resultados do laboratório. Assim, investir em um software para laboratório de análises clínicas que coloca a experiência do usuário em primeiro plano é essencial para garantir o sucesso e a competitividade do laboratório no mercado atual.
Diferenciais de mercado da Matrix
Com mais de 40 anos de expertise no desenvolvimento de soluções tecnológicas focadas no mercado de diagnóstico, a Matrix oferece soluções completas de softwares para laboratórios de análises clínicas.
Além do know-how, Carla Ione destaca os recursos humanos da Matrix, fator essencial para empresas prestadoras de serviços:
- equipe capacitada para apoiar os clientes no aprimoramento de seus processos e soluções;
- equipes multidisciplinares compostas por desenvolvedores, profissionais da saúde e tecnologia da informação, assegurando a eficácia das entregas;
- time dedicado à compreensão de novas demandas, estabelecendo requisitos desde o desenvolvimento até o suporte, garantindo a adequação aos diversos nichos laboratoriais;
- equipe de analistas, técnicos e designers coordenando milhares de horas de desenvolvimento anual, com foco em qualidade e escalabilidade, abrangendo desde pequenos laboratórios até aqueles que processam milhões de exames mensais;
- equipe de analistas de suporte de níveis 1, 2 e 3 que sustentam e viabilizam a operação de mais de 1000 drivers de instrumentos de automação e 150 integrações com sistemas de saúde, mantendo o laboratório sempre conectado.
Portanto, é sempre necessário questionar se chegou o momento de substituir o sistema para o seu laboratório de análises clínicas. Essa reflexão é indispensável, uma vez que a tecnologia ganha cada vez mais espaço no desempenho dos negócios. Não esqueça, priorize as relações de confiança entre cliente e fornecedor.
Quer saber mais? Então entre em contato com a Matrix!
