Como funciona uma soroteca e qual sua importância para o laboratório? Entenda!

Você já parou para pensar na importância de uma soroteca? Nos laboratórios de análises clínicas, ela desempenha um papel crucial na preservação, organização e gestão de materiais biológicos. 

Ela não só garante a integridade das amostras, como também o seu uso facilita o acesso rápido, fundamental para diagnósticos precisos e tratamentos eficazes. Somada aos benefícios da informatização, é possível otimizar o processo de armazenamento e gerenciamento do material, garantindo segurança, proficiência e qualidade nos serviços laboratoriais prestados. 

Neste artigo, desenvolvido em colaboração com a Aline Pacheco, Consultora de Projetos da Matrix, exploraremos o funcionamento de uma soroteca, seus benefícios e como a implantação de um sistema de gestão pode revolucionar o fluxo de trabalho nos laboratórios. Acompanhe conosco e descubra o porquê dela ser um elemento essencial na excelência dos serviços de análises clínicas. 

O que é uma soroteca e qual é a sua função? 

Segundo Aline Pacheco, “soroteca é o local utilizado para armazenar amostras biológicas no laboratório de análises clínicas. Ela desempenha um papel crucial ao permitir o armazenamento seguro e organizado das substâncias para futuras análises e reanálises de exames”. 

Ou seja, a soroteca é fundamental para o monitoramento dos processos da área técnica, possibilitando a realização de uma variedade de testes laboratoriais mantendo a estabilidade e preservação do material biológico por um tempo determinado. 

Assim, ela é de fundamental importância por diversos motivos, que abrangem desde a eficiência operacional até a garantia da qualidade dos resultados e a segurança dos pacientes. 

A seguir, confira as principais funções: 

• armazenamento seguro: permite armazenar as amostras de soros de forma segura e organizada, garantindo sua integridade e evitando contaminação ou deterioração; 
• preservação das amostras: mantém as substâncias coletadas em condições ideais de temperatura para preservar suas características biológicas, permitindo que sejam utilizadas para exames laboratoriais futuros; 
• facilita a realização de testes adicionais: ao manter amostras armazenadas, o laboratório pode realizar testes adicionais, caso preciso, sem a necessidade da recoleta do paciente. 

Entenda o funcionamento de uma soroteca 

“A soroteca funciona como um sistema centralizado de armazenamento e gerenciamento de amostras, facilitando a pesquisa e recuperação delas quando necessário, além de garantir o expurgo apropriado no momento em que não são mais necessárias”, comenta Aline Pacheco. 

Assim, um software de gestão da Circulação e Arquivamento de Amostras faz a sua coordenação — como o Matrix Workflow, que não apenas fará a gestão da soroteca, como a gestão de todo o fluxo das amostras no laboratório. Abaixo, entenda melhor sobre seu funcionamento. 

Armazenamento 

Os profissionais coletam as amostras biológicas dos pacientes e armazenam em meios de coleta apropriados, conforme o material biológico. Eles etiquetam cada uma delas com informações de identificação essenciais para o rastreamento, incluindo detalhes do paciente e outros dados relevantes. 

Após a coleta, elas são enviadas para o setor técnico para avaliação imediata ou organizadas e guardadas na soroteca para análise posterior. A organização dos materiais é sistemática, utilizando bandejas e freezers para garantir as condições ideais de preservação. 

Pesquisa 

Quando um teste adicional é solicitado para um paciente ou quando há necessidade de reanalisar uma amostra, os técnicos de laboratório acessam a soroteca para recuperar o material correspondente. Assim, um software como o Workflow, facilita esse processo ao registrar a localização exata de cada amostra. Uma vez recuperada, ela é preparada e analisada conforme necessário, permitindo respostas rápidas e precisas. 

Expurgo 

Periodicamente, as amostras armazenadas são revisadas para determinar se ainda são necessárias para futuras avaliações ou se já extrapolaram o tempo de estabilidade. As que não são mais necessárias ou que se tornaram instáveis ou vencidas, segundo os protocolos do laboratório e regulamentos de saúde, são expurgadas.  

Ou seja, o expurgo envolve a remoção e descarte apropriado das amostras, seguindo diretrizes específicas de segurança e descarte de resíduos biológicos. Esse processo mantém a eficiência e a organização da soroteca, além de garantir que apenas substâncias viáveis sejam mantidas.

A organização de uma soroteca 

A organização eficiente de uma soroteca é essencial para atestar a integridade das amostras, facilitar o acesso a elas e assegurar um fluxo de trabalho otimizado. Desse modo, ela não apenas otimiza a operação e a eficácia do laboratório, mas também assegura a qualidade dos resultados, a conformidade com normas de segurança e a satisfação dos pacientes. 

Abaixo, seguem alguns pontos importantes levantados pela Consultora de Projetos da Matrix: 

1. identificação: etiquetação de cada amostra biológica com informações relevantes, como nome do paciente, data de coleta, tipo de teste realizado e número de identificação único. Isso permite um rápido reconhecimento e recuperação dos materiais quando preciso;
2. software de gestão “Workflow/Soroteca”: essencial na organização e na localização rápida das amostras; 
3. organização física em locais refrigerados de forma lógica e sistemática: agrupamento dos materiais por data de coleta, tipo de exame ou qualquer outra categoria relevante para facilitar a recuperação; 
4. manutenção da temperatura: conservação da soroteca em uma área com temperatura e umidade controladas, especialmente se as substâncias coletadas precisarem ser refrigeradas ou congeladas para preservação; 
5. proteção: implementação de medidas de segurança adequadas para proteger os materiais, como controle de acesso restrito e monitoramento por câmeras, se necessário; 
6. rotatividade: estabelecimento de procedimentos para revisar regularmente as amostras armazenadas e expurgar aquelas que não são mais necessárias. 

Estrutura necessária para constituir uma soroteca 

Além de uma boa organização, para constituir uma soroteca é indispensável planejar uma estrutura que atenda às demandas de armazenamento, organização e gerenciamento das amostras. 

A estrutura varia conforme o volume de exames realizados pelo laboratório. A seguir, confira os exemplos de uma estrutura necessária para laboratórios que realizam 10 mil e 100 mil testes por mês, de acordo com a Consultora de Projetos da Matrix. 

Laboratórios com 10 mil exames por mês 

Para a estrutura que atenda a um laboratório com capacidade de 10 mil exames por mês, são essenciais diversos componentes e equipamentos que garantem a conservação adequada e uma eficiente administração das amostras: 

• bandejas para armazenamento são fundamentais, pois permitem a ordenação sistemática das amostras, facilitando o acesso e a manipulação quando necessário;
• refrigeradores ou freezers são indispensáveis para armazenar essas bandejas em temperaturas controladas, assegurando a preservação e a integridade dos elementos biológicos, evitando degradação e certificando a qualidade dos resultados dos testes; 
• softwares de gestão, como o Matrix Workflow, são essenciais para a administração eficiente. O Workflow monitora o armazenamento e a recuperação das amostras, aumentando o desempenho e reduzindo erros humanos com a correta identificação de rastreamento, bandejas e locais de conservação, por meio de etiquetas. Isso garante que cada material possa ser localizado rapidamente, minimizando o tempo de busca e o risco de perdas; 
• protocolos de controle de acesso são implementados para atestar a segurança das amostras, controlando quem pode acessá-las, protegendo-as contra manipulação indevida e garantindo sua integridade. Essa proteção é um aspecto vital, pois qualquer comprometimento na caraterística dos elementos biológicos pode afetar os resultados dos exames e, consequentemente, a qualidade do atendimento aos pacientes. 

Laboratórios com 100 mil exames por mês 

Além das características mencionadas no tópico anterior, vale ressaltar alguns pontos adicionais que são fundamentais para a estruturação de uma soroteca para laboratórios com mais de 100 mil exames mensais: 

• espaço ampliado é crucial para acomodar um maior volume de amostras. Esse ambiente deve incluir prateleiras, armários adicionais e câmaras frias, proporcionando um ambiente organizado e facilitando o acesso aos elementos armazenados;
• equipamentos como esteiras e sorters que se integram com o software de gestão é outra característica importante. Eles automatizam o sorteamento, distribuindo as amostras para os setores técnicos apropriados, gerenciando pendências e organizando a soroteca. Essa automação otimiza o tempo e melhora a organização do processo técnico, aumentando a eficiência operacional; 
• contar com uma equipe dedicada é fundamental para gerenciar o fluxo de amostras assegurando que a operação seja conduzida de maneira eficiente e precisa, desde o recebimento e processamento até o armazenamento e recuperação delas. 

Essas são apenas algumas das considerações básicas para a sua estruturação. Os requisitos específicos podem variar segundo as necessidades e recursos de cada laboratório, sendo necessário ajustar a estrutura conforme a demanda e as particularidades do ambiente de trabalho.  

O que faz o Matrix Workflow e como ele auxilia os laboratórios?

O Matrix Workflow é um software de gerenciamento técnico que otimiza o fluxo de trabalho e automatiza processos em um ambiente laboratorial. Segundo Aline Pacheco, a informatização oferece uma série de benefícios significativos que impactam positivamente a operação, a qualidade e a eficiência dos laboratórios de análises clínicas, como maior desempenho, precisão e controle sobre o armazenamento e gerenciamento de amostras. 

A seguir, saiba mais sobre as principais vantagens. 

• organização do fluxo de trabalho: o Workflow organiza e gerencia o fluxo de trabalho do laboratório, desde a recepção das amostras até a geração de resultados, assegurando uma operação eficiente e sem interrupções;
• rastreamento de amostras: ele fornece um acompanhamento completo dos materiais ao longo de todo o processo analítico, permitindo que os técnicos de laboratório saibam exatamente onde cada um está em tempo real; 
• automação de processos: automatiza tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados, preparação de amostras e análise de resultados, economizando tempo e reduzindo erros humanos; 
• priorização de tarefas: o software pode priorizar automaticamente as tarefas com base em critérios predefinidos, como urgência do exame ou tipo de material, certificando que os mais importantes sejam processados primeiro; 
• redução de erros humanos: a automação de processos reduz a probabilidade de erros humanos na manipulação dos materiais, melhorando a precisão dos laudos e evitando a troca de amostras; 
• acesso rápido às informações: as informações sobre as substâncias coletadas — como dados do paciente, datas de coleta e resultados dos exames — estão disponíveis de forma rápida por meio do sistema informatizado, possibilitando uma melhor administração da soroteca e dos resultados; 
• otimização do espaço: a informatização auxilia a otimizar o uso do espaço, permitindo uma disposição mais eficiente das amostras e maximizando a capacidade de armazenamento; 
• facilidade de expurgo: também permite otimizar o processo de expurgo de amostras, alertando quando elas atingirem o final de sua vida útil (estabilidade) e facilitando o descarte adequado; 
• gerenciamento de pendências: o Workflow gerencia e minimiza as pendências de produção, evitando que um material seja armazenado erroneamente, ainda com teste pendente para ser processado.

Resumidamente, o Workflow melhora a eficiência operacional do laboratório, reduzindo o tempo de processamento das amostras, minimizando erros e garantindo uma entrega rápida e precisa dos laudos dos testes aos médicos e pacientes. 

O interfaceamento de esteiras e o transporte de amostras 

“O interfaceamento de esteiras pré e pós-analíticas refere-se à integração de sistemas automatizados de transporte de amostras com equipamentos de análise laboratorial”, cita Aline Pacheco.  

Abaixo, entenda o processo geral: 

1. esteira pré-analítica: as amostras são coletadas dos pacientes e etiquetadas com informações de identificação. Em seguida, são colocadas em contêineres ou tubos e carregados em uma esteira pré-analítica, a qual as transporta para o laboratório onde são processadas e distribuídas para os equipamentos de análise;
2. equipamentos de análise: os materiais são recebidos por esses maquinários, para a realização dos exames laboratoriais necessários. Cada equipamento é configurado para receber e processá-los de acordo com os protocolos específicos de cada teste; 
3. esteira pós-analítica: após a análise, as amostras são novamente transportadas por uma esteira pós-analítica, que as encaminha para diferentes destinos com base nos resultados. Isso pode incluir o armazenamento em uma soroteca ou o envio dos laudos para avaliação adicional, conforme necessário; 
4. integração com outros softwares de gestão laboratorial, como o Matrix Diagnosis: essa integração é essencial para garantir o rastreamento completo. 

A especialista ainda destaque que “o interfaceamento de esteiras pré e pós-analíticas oferece uma automação significativa do fluxo de trabalho do laboratório, aumentando a eficiência, reduzindo erros e garantindo uma entrega rápida e precisa dos resultados dos exames”, assim, proporcionando uma capacidade maior de processamento de amostras e uma melhoria contínua na qualidade do serviço prestado. 

Como observado, a implementação de uma soroteca informatizada representa avanços significativos para os laboratórios de análises clínicas, otimizando o armazenamento, rastreamento e recuperação de amostras, além de automatizar os processos e aumentar o desempenho operacional. 

Ao contar com um sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho, como o Matrix Workflow, os laboratórios tornam-se mais competitivos para atender à demanda crescente por testes laboratoriais, assegurando uma entrega rápida e precisa dos laudos. 

Quer saber mais sobre como o software da Matrix otimiza os processos de uma soroteca? Então entre em contato com nossos especialistas! Eles estão sempre prontos para tirar suas dúvidas e entender como alavancar o seu laboratório.